Pokyny pro psaní dopisů a e-mailů

Video: VĚDOMÍ A OSOBNOST. OD PŘEDEM MRTVÉHO K VĚČNĚ ŽIVÉMU

Obsah

Pokyny pro psaní dopisů a e-mailů
Kontaktní informace
Oslovení
Tělo dopisu
Uzavírání
Podpis
Jak adresovat dopis
Formátování vaší korespondence
Pokyny pro psaní dopisů
Příklady a šablony
Kontrola pravopisu a kontrola pravopisu

Jaký je nejlepší způsob, jak napsat profesionální dopis - papírovým dopisem nebo e-mailem? Jeden opravdu není lepší než druhý. V některých případech má smysl komunikovat prostřednictvím e-mailu a někdy budete možná muset poslat tradiční strojem psaný, tištěný a podepsaný dopis. Ať už si vyberete cokoli, je důležité řídit se nejlepšími pokyny pro psaní a formátování profesionálních dopisů a e-mailů.

E-mail je rychlejší a jednodušší, ale některé e-mailové zprávy se nikdy neotevřou a v závislosti na tom, na koho píšete a proč píšete, budete možná požádáni, abyste zaslali vyplněný a podepsaný dopis nebo ho dokonce nahráli online.

Typ zprávy, kterou vyberete, závisí na tom, s kým komunikujete, a účel vaší korespondence.

Všechna dobře napsaná písmena obsahují několik oddílů. Informace obsažené v každé sekci a celkový formát závisí na tom, zda odesíláte zadaný dopis nebo e-mailovou zprávu.

Je nezbytné znát různé části dopisu a to, co by mělo být v každé z nich uvedeno. Musíte také vědět, jak řešit a podepisovat typovou i e-mailovou komunikaci. Jednotlivé části dopisu jsou následující:

Kontaktní informace
Pozdrav (pozdrav)
Tělo dopisu
Uzavírání
Podpis

Kontaktní informace

Způsob, jakým uvedete své kontaktní informace, se bude lišit podle toho, jak pošlete svůj dopis. V e-mailové zprávě budou vaše kontaktní informace na konci zprávy, zatímco v písemném dopise jsou vaše kontaktní informace v horní části stránky. Zde je uvedeno, co je třeba zahrnout do sekce kontaktních informací, plus vzorky pro zadané dopisy a e-maily.

Oslovení

Pozdrav je část pozdravu vašeho dopisu s něčím jako „Vážený pane Petersone“ nebo „Komu to může zajímat“. Zde je seznam příkladů oslovení dopisů, které dobře fungují pro profesionální korespondenci.

Tělo dopisu

Text vašeho dopisu bude obsahovat několik odstavců. První odstavec by měl obsahovat úvod a stručné vysvětlení vašeho důvodu pro psaní. Druhý odstavec (a všechny následující odstavce) by měl dále vysvětlit vaše důvody pro psaní. Poslední odstavec by měl vyžadovat akci od čtenáře, pokud něco požadujete, nebo uvést, jak budete postupovat. Ujistěte se, že je účel vašeho dopisu jasný. Čtenář bude muset vědět, co požadujete a jak vám může pomoci. Nebo, pokud nabízíte služby nebo pomoc, ujistěte se, že je jasné, co můžete poskytnout.

Uzavírání

Dopis je uzavřen výrazem jako „S pozdravem“ nebo „S pozdravem“, za kterým následuje čárka, pak váš podpis, pokud posíláte zadaný dopis. Pokud posíláte e-mailovou zprávu, jednoduše po uzavření zadejte své jméno.

Podpis

Posledním dotykem vašeho dopisu je váš podpis, který v e-mailové zprávě bude obsahovat vaše kontaktní informace.

Jak adresovat dopis

Je důležité oslovit jednotlivce, kterého píšete, formálně, pokud je neznáte velmi dobře.

Formátování vaší korespondence

Nyní, když máte ve zprávě všechny informace, které potřebujete, prohlédněte si standardní formát, který chcete použít pro dopisy a e-mailové zprávy.

Pokyny pro psaní dopisů

Dalším krokem je vyleštění vašeho dopisu. Mezi odstavci a horní a dolní částí stránky by měl být dostatek místa. Chcete také vybrat čitelný, profesionální styl a velikost písma. To, co říkáte, bude záviset na důvodu, který píšete, takže nezapomeňte svůj dopis upravit tak, aby vyhovoval vaší osobní a profesní situaci.

Příklady a šablony

Použití šablony je skvělý způsob, jak zahájit vlastní dopis nebo e-mailovou zprávu, protože začínáte se základním formátem na místě. Jednoduše vyplňte své informace v příslušné části dopisu.

Užitečné je také prohlédnout si příklady, protože ve vlastní korespondenci získáte nápady, co říct.