Použití milníků v řízení projektů
Obsah
- Kdy použít projektové milníky
- Jak často vkládat milníky do svého plánu
- Jak jsou milníky zobrazeny ve vašem Ganttově grafu
- Jak pojmenovat milníky
- Jak získat milníky podepsané
- Používání milníků pro komunikaci
Jednou z definujících charakteristik projektu je, že trvá po pevně stanovenou dobu. To by mohlo být něco od několika týdnů do několika let, a v některých případech pro velké stavební projekty nebo veřejné práce, desetiletí.
Projektoví manažeři používají mezníky, aby sledovali pokrok na cestě a zajistili, že klíčových cílů bude dosaženo podle časové osy.
Mezník projektu je úkol s nulovou dobou trvání, což znamená úspěch v projektu. Používají se jako způsob, jak ukázat dopředný pohyb a pokrok a ukázat lidem, co se děje, i když nemají podrobné znalosti o úkolech, které se k nim mají dostat. V tomto ohledu jsou velmi užitečné pro komunikaci zúčastněných stran a pro stanovení očekávání.
Kdy použít projektové milníky
Milníky v projektovém řízení se používají k označení:
- Začátek významných fází práce
- Konec významných fází práce
- Termíny
- Když se přijímá důležité rozhodnutí
- Další pevné body v čase, které vyžadují výslovné volání
Jak často vkládat milníky do svého plánu
Tréninkový kurz může doporučit vložit do plánu milníky přibližně jednou měsíčně. To je v pořádku a je to dobré pravidlo, ale musíte použít svůj profesionální úsudek. Některé měsíce mohou mít spoustu aktivit a důležité schůzky budou označeny jako milníky, přijímaná rozhodnutí a uzavření jedné fáze a zahájení další.
V dalších měsících byste se mohli soustředit na popravu, s velmi malými, pokud vůbec něcomi, na které můžete zavěsit milník.
Pro účely podávání zpráv je užitečné vytvořit důvod, aby měl milník alespoň jednou v každém cyklu podávání zpráv.
Jak jsou milníky zobrazeny ve vašem Ganttově grafu
Milníky jsou jednou ze součástí Ganttovy tabulky a jsou na mapě zobrazeny jako kosočtverec. Nejsou zobrazeny jako normální úkol, protože mají nulové trvání: jinými slovy, nezabírají si čas. Pro účely plánování na Ganttově grafu se to prostě stane.
Pokud nepoužíváte Ganttovy grafy, můžete stále používat milníky. Zde je 5 alternativ k Ganttovým diagramům: pomocí nich můžete do svého plánu přesto začlenit milníky.
Pokud chcete zůstat osobně organizovaní a software pro správu projektů není plně integrován do kalendáře, můžete zkopírovat a vložit klíčová data do svého deníku. V závislosti na tom, jak rádi pracujete, vám to může připomenout, co by mělo přijít.
Jak pojmenovat milníky
Milníky by měly mít jasný popis vašeho časového plánu projektu, ale ne ten, který naznačuje, že jsou úkolem. Nemělo by se tedy nazývat „získat souhlas s přesunem do fáze 2“, ale „zahájení fáze 2“. Pokud chcete odrážet úsilí o dosažení dohody o přechodu do fáze 2, přidejte úkol těsně před milníkem, který jej pokryje.
Milníky by měly popisovat okamžik, kdy reprezentují takto:
- Fáze testování je dokončena
- PID schválen
- Smlouva podepsána
Mnoho projektových manažerů se rozhodlo očíslovat své milníky také pro snadnější orientaci. Pokud používáte strukturu rozpisu práce, můžete použít číslování. Jinak je v pořádku používat M1, M2 atd., Aby bylo jasné, na co odkazujete. S rostoucím počtem milníků se stává důležitá jasná struktura názvů, proto přemýšlejte o tom, jak to udělat, pokud váš projekt potrvá několik měsíců.
Jak získat milníky podepsané
Milníky tvoří součást plánu projektu, takže když je rozvrh základní, měli byste zvážit své milníky odhlášené.
Pokud potřebujete změnit data svých milníků, měli byste použít standardní postup kontroly změn pro úpravy vašeho plánu. Může to být stejně snadné jako chatování se sponzorem projektu a sdělit jim, proč je třeba data změnit, nebo formální, jako je sestavení nového doporučeného harmonogramu a předložení plánovací komisi k ratifikaci.
Nejlepší je zjistit, jaký bude váš proces mezníkového odhlášení, pokud bude, než ho budete muset použít, abyste neztráceli čas, kdy musíte provést změnu.
Používání milníků pro komunikaci
Mezníky jsou užitečné pro komunikaci a podávání zpráv, protože představují minimální kontrolní body v plánu. Jinými slovy, pokud jste odstranili všechny ostatní úkoly, stále jste mohli vidět, co se děje, a udržet projekt v pohybu pouhými milníky.
Měli byste být schopni vytáhnout milníky a dát je na řídicí panel nebo zprávu o projektu. Měli by vyprávět příběh projektu dostatečně podrobně, aby uspokojili lidi, se kterými se hlásíte, obvykle sponzora projektu nebo jinou výkonnou skupinu, jako je řídící skupina (nebo projektová rada). Každý měsíc nebo podle četnosti hlášení, které používáte, můžete ukázat, kterých milníků bylo dosaženo.
Podávání zpráv proti mezníkem je zcela jednoduché a často se provádí jako tabulka. Uvádíte popis milníku, datum, kdy měl být, a poté nové předpokládané datum. Když je milník dosažen a lze jej označit jako úplný, přidáte toto datum také. Doufejme, že to bude stejné jako předpovězené datum, ale projekty takhle vždy nefungují.
Tabulka, jako je tato, ukazuje, co bylo dokončeno a co je vynikající. Budete mít možnost naplánovat odpověď na otázku: „Proč jsme nezasáhli ten mezník?“ než odejdete a potkáte se se sponzorem nebo pošlete zprávu.
Pokud je váš projektový plán velmi dlouhý a máte spoustu milníků, bude pro vás jednodušší ukončit dokončené milníky v každém cyklu hlášení. Nahlaste pouze milníky, které se chystají nebo skončily v tomto měsíci: příští měsíc vzlétněte vše, co bylo dokončeno minulý měsíc, takže nepřetržitě zvyšujete délku zprávy tím, že lidem říkáte o práci, o které již vědí, že je hotová.
Milníky jsou skutečně užitečným nástrojem pro řízení projektů pro plánování, plánování a podávání zpráv a snadno se používají. Vložte něco do dalšího plánu projektu, sledujte je a zjistíte, že se dozvíte, která frekvence pro vás nejlépe funguje.
Stejně jako u všeho v projektovém řízení je flexibilně používejte k dosažení požadovaného výsledku. Tyto tipy a pokyny informujte o svých vlastních rozhodnutích.
