Jak podat zpětnou vazbu defenzivním zaměstnancům

Obsah

• 10 tipů, které vám pomohou doručit negativní zpětnou vazbu

Zpětná vazba je jedním z nejúčinnějších nástrojů v sadě nástrojů správce pro posílení výkonu na pracovišti.

• Pozitivní zpětná vazba se zaměřuje na identifikaci a posílení chování, které podporuje vysokou výkonnost.
• Konstruktivní zpětná vazba - často označovaná jako negativní zpětná vazba - je zaměřena na identifikaci a podporu změny v chování, které odvádí pozornost od vysokého výkonu.

Účinná zpětná vazba je specifická pro chování (negativní nebo pozitivní) a je poskytována co nejblíže k výskytu. Zatímco motivovaní odborníci oceňují pozitivní i konstruktivní zpětnou vazbu, manažeři jsou často nepohodlní při poskytování, zejména cokoli, co je považováno za negativní. V průzkumech a výzkumných studiích se manažeři, kteří bojují s poskytováním konstruktivní zpětné vazby, obávají, že se jim nebude líbit, nebo se bojí vytvoření incidentu tím, že nabídnou kritiku.

Sledováním a procvičováním návrhů uvedených v tomto článku může manažer zbavit strachu z poskytování negativní zpětné vazby a přeměnit konverzaci v konstruktivní událost.

10 tipů, které vám pomohou doručit negativní zpětnou vazbu

1. Získejte své emoce pod kontrolou. Nechcete kritizovat činy někoho jiného, ​​když jste naštvaní nebo naštvaní. Jsou-li tempery horké, udělejte si čas a nechte věci vychladnout. I když je účinná konstruktivní zpětná vazba doručena co nejblíže pozorovanému incidentu, je-li situace prudká, je dobré naplánovat schůzku na další den.
2. Nikdy neposkytujte negativní zpětnou vazbu před členem týmus. Najděte si soukromé místo. Proveďte schůzku ve své kanceláři nebo naplánujte konferenční místnost pro zpětnou vazbu.
3. Zaměřte se na pozorované chování, ne na osobu. Pamatujte, že účelem konstruktivní zpětné vazby je eliminovat chování, které odvádí pozornost od vysokého výkonu. Pokud jedinec vnímá, že je napaden osobně, rychle se obrátí na defenzivní a ztratí se příležitost k smysluplné diskusi.
4. Buď konkrétní. Účinná zpětná vazba je specifická. Navrhování, "Johne, to si jistě vydělalš," může to být pravda, ale to neříká Johnovi, co udělal špatně. Totéž platí pro Marii, že příliš pozdě pracuje. Místo toho popište velmi specifické chování a identifikujte obchodní důsledky tohoto chování. Například: "Mary, když přijdeš pozdě na směnu, vyžaduje to, abychom někoho drželi před dřívější směnou. To vyžaduje, abychom platili přesčasy, což nepohodlí vašeho kolegu, a může to snížit kvalitu, pokud nerozumí vaší konkrétní práci. rozumíš?"
5. Buďte včasní. Pokud jste někdy obdrželi dlouhý seznam negativních zpětných vazeb k roční kontrole výkonu, chápete, jak bezcenný je tento vstup dlouho po skutečnosti. Zpětná vazba všech typů by měla být poskytnuta co nejdříve po akci.
6. Zůstat v klidu. Bez ohledu na to, jak jste naštvaní, nikdy se vyplatí ztratit kontrolu nad svými emocemi. Jak je uvedeno výše, pokud potřebujete čas na shromáždění emocí, odložte diskusi o několik hodin nebo nejvýše za den. Připomeňte si, že cílem zpětné vazby je podporovat zlepšování a přistupovat k diskusi s tímto pozitivním přístupem.
7. Znovu potvrďte svou víru v osobu. Posiluje to třetí krok, ale tady jim řeknete, že v ně stále máte víru jako člověk a ve své schopnosti; je to jen jejich výkon, který chcete změnit. Řekněte něco jako „jste dobrým zástupcem zákaznických služeb, takže jsem si jistý, že vidíte potřebu být trpělivější se zákazníky.“
8. Přestaňte mluvit a vyzvěte druhou stranu, aby se zapojila. Poté, co jste osobě řekli, jaké konkrétní nedávné akce byly nevhodné, a proč přestat mluvit. Dejte druhé osobě šanci odpovědět na vaše výroky a položit objasňující otázky.
9. Definujte a dohodněte se na vzájemně přijatelném akčním plánu. Dohodněte se, jaké budoucí výkony jsou pro zaměstnance vhodné. Pokud existují konkrétní věci, které musí zaměstnanec začít dělat nebo musí přestat dělat, ujistěte se, že jsou jasně identifikovány. Pokud existuje něco, co musíte udělat, možná další školení pro zaměstnance, dohodněte se na tom také.
10. Stanovte si čas na sledování.Důležitou součástí procesu zpětné vazby je stanovení jasného data a času pro přezkoumání akcí a zlepšení. Stanovuje odpovědnost a zvyšuje pravděpodobnost zlepšení výkonu.

A nezapomeňte, že poté, co jste dostali konstruktivní zpětnou vazbu a dohodli se na řešení a plánu sledování, pokračujte v práci. Nepřipouštějte špatnou vůli vůči zaměstnanci, protože udělali chybu. Nenechávejte se nad nimi ze strachu, že by mohli udělat další chybu. Sledujte jejich výkon jako vy všichni zaměstnanci, ale neváhejte.