Jak vyvinout efektivní program jednání

Obsah

• Vypracování programu jednání
• Rozhodnutí učinit
• Identifikace účastníků
• Pravidelně plánované schůzky
• Co zahrnout

Program schůzky je seznam věcí, které účastníci doufají, že na schůzce splní. Program by měl být distribuován před zasedáním, nejméně 24 hodin předem, aby měli účastníci možnost se na schůzku připravit. Program by měl být pokud možno k dispozici několik dní před zasedáním.

Vypracování programu jednání

Nejprve zjistěte, zda jsou k plánování schůzky potřební další zaměstnanci. Poté se rozhodněte, čeho doufáte dosáhnout, uspořádáním schůzky a stanovte pro ni schůdné cíle. Cíle, které si stanovíte, stanoví rámec pro efektivní plán schůzek. Ujistěte se, že jste neplánovali více, než je rozumně dosažitelné v časovém rámci vašeho setkání.

Jak řekl Stephen Covey 7 návyků vysoce efektivních lidí, "Začněte tím, že si uvědomíte konec." Účel vaší schůzky určí zaměření schůzky, program schůzky a účastníky schůzky.

Pak zvažte, kolik času očekáváte pro každou položku programu. Pokud má schůzka trvat jednu hodinu a máte pět bodů programu, získáte obecnou představu o časovém rámci, se kterým pracujete. To neznamená, že každý bod programu musí být přesně 12 minut, ale pět kombinovaných očividně nemůže průměrovat více času.

Rozhodnutí učinit

Po určení vašeho celkového cíle musíte vy nebo váš tým učinit určitá rozhodnutí. Kromě účelu nebo cíle schůzky také zahrňte do své agendy:

• Datum, čas a umístění schůzky
• Účastníci na schůzce potřebovali
• Položky k diskuzi
• Čas, který skupina očekává, bude muset projednat každou položku
• Předpracovat schůzku. To bude zahrnovat jakékoli čtení, dokumentaci, data, zápisy ze schůzek z předchozí schůzky nebo jakoukoli jinou přípravu, díky které bude vaše skutečné setkání úspěšné. Při distribuci pozvaným účastníkům by k oznámení o schůzce a pořadu jednání měly být přiloženy příslušné dokumenty.

Identifikace účastníků

Jakmile se rozhodnete, že schůzka je nezbytná k dosažení vašeho cíle, je třeba vytvořit seznam účastníků. Ne každý zaměstnanec se může nebo by se měl účastnit každého setkání, ale pozvání správných účastníků zvýší vaši pravděpodobnost úspěchu. Určete své účastníky položením několika otázek:

• Kdo musí vlastnit řešení, které skupina vyvíjí?
• Kdo vlastní proces, o kterém skupina diskutuje?
• Kdo potřebuje znát informace, které distribuujete?
• Kdo může poskytnout údaje a fakta jako vodítko při rozhodování?
• Kdo má zkušenosti nebo odborné znalosti, které lze se skupinou sdílet?
• Kdo musí podporovat implementaci řešení nebo úkolů?
• Kdo musí poskytnout povolení nebo zdroje k dosažení výsledku schůzky?
• Kdo by mohl být proti implementaci jakýchkoli řešení nebo směrů?

Pravidelně plánované schůzky

Ne každé setkání potřebuje na míru vyvinutý program. Většina zaměstnanců má pravidelně naplánované schůzky pro svá oddělení nebo pracovní skupiny. Máte také týmy a projekty, kterých se účastníte.

Probíhající projekt nemusí vyžadovat nově vyvinutou agendu pro každou schůzku, ale vášmu týmu bude dobře posloužit standardní přístup k schůzce.

Pravidelně plánovaná schůzka zaměstnanců je rozdělena do tří segmentů, z nichž každý má standardní body agendy:

1. Informační položky: Napište všechny body programu, které jsou informační pro každou schůzku. Například manažer aktualizuje skupinu o výsledcích schůzky vrcholového vedení.
2. Akční předměty: Na každé pravidelné naplánované schůzce umístěte na pořad jednání všechny položky, které od skupiny očekáváte. Například výkon do rozpočtu za časové období a identifikace úspor nákladů a neustálého zlepšování, které skupina plánuje dosáhnout.
3. Do budoucna: Umístěte na pořad jednání jakékoli položky, na které chce skupina naplánovat nebo se na ně připravit předem. Například krátkodobé cíle pro příští měsíc nebo potřeba spolupracovníka při nadcházejících úkolech.

Pokud se při vývoji agendy schůzek budete řídit těmito pokyny, zvýšíte pravděpodobnost, že vaše schůzka bude produktivnější.

Co zahrnout

Agenda pro pravidelně naplánované setkání může pomoci dosáhnout požadovaných výsledků zahrnutím některých základních bodů:

• Zahřívání a pozdravy. Zvažte krátký rozbít led podle toho, jak často se skupina setká.
• Zkontrolujte účel schůzky, program a očekávané výsledky a produkt.
• Zkontrolujte, opravte (je-li to nutné) a schválte zápis z předchozí schůzky.
• Poskytněte vhodné informace o oddělení a společnosti, které tým potřebuje.
• Zkontrolujte pokrok v akčních bodech, akčních plánech a závazcích. Zkontrolujte pokrok skupiny v plnění cílů.
• Diskutujte a rozhodujte o bodech pořadu jednání této schůzky.
• Určete další kroky.
• Určete účel, výsledek a program příští schůzky.
• Na konci schůzky by měl oznamovatel zkontrolovat závazky, které lidé přijali během schůzky.
• Identifikujte veškerou potřebnou pomoc od lidí, kteří nejsou ve skupině, a přiřaďte účastníky k navázání kontaktu.
• Zjistěte, kdo mimo schůzku musí účastníci vědět, co a rozhodněte se, jak bude komunikace probíhat.
• Distribuujte zápisy do 24 hodin od schůzky nebo okamžitě, pokud je příjemce poznámky vzal elektronicky.