Základní řízení projektů 101

Obsah

• Co je řízení projektů?
• Prvky projektu
• Nejdůležitější prvek: oblast působnosti
• Zdroje
• Čas
• Peníze
• Projektový management je umění a věda

Projektový management je jednou z nejdůležitějších součástí úspěšného podnikání. Ovlivňuje příjmy a závazky a v konečném důsledku interaguje se spokojením a udržením zákazníka nebo klienta. Vaše společnost může mít v dílech najednou pouze jeden projekt, zatímco jiné větší společnosti a subjekty mohou žonglovat několika projekty najednou. Projekty jsou ze své podstaty dočasné.

Projekty jsou prostředkem k dosažení cíle a nakonec bude tohoto cíle dosaženo. Vaše firma se může přesunout na jiný projekt ... nebo ne. Mohl to být jednorázový cíl.

Projekty vyvolávají rostoucí potřebu pracovních sil. Institut pro projektový management odhadl, že v období 2010–2020 by bylo celosvětově přidáno více než 15 milionů nových pozic pro řízení projektů.

Co je řízení projektů?

Projektový management není celý provoz vaší společnosti. Je to jen jeden segment, specifikovaný projekt s podrobným plánem toho, jak vy a vaše firma dosáhnete tohoto cíle. Je to plán podrobně popsaný v řadě kroků, z nichž každý je stejně důležitý jako ostatní. Musíte dosáhnout jednoho, abyste se správně posunuli k dalšímu.

Myslete na projektový management jako na žebřík, který musíte vyšplhat. Nemůžete skočit na vrchol. Pro maximální efektivitu musíte vzít příčku po příčce. Váš tým musí použít nástroje, které jsou jim k dispozici, jakož i jejich odborné znalosti a znalosti, aby provedl každý krok a postoupil k dalšímu.

Je dost snadné říct, že se chcete dostat do krabice A, takže v tomto směru podniknete 25 kroků. Musíte však také vzít v úvahu časový plán do svého projektového plánu a pravděpodobně budete muset pracovat v rámci rozpočtu. Můžete procházet těchto 25 kroků nebo se můžete zaběhat. Záleží na tom, jak rychle se tam musíte dostat pro úspěšné dokončení projektu. Můžete ušetřit peníze pěšky nebo si najmout řidiče. Záleží na rozpočtu, který jste na projekt věnovali.

Neexistuje žádný univerzální přístup, systém ani plán. Každý projekt, který vy a vaše společnost řeší, bude mít pravděpodobně svou časovou osu, cíl a rozpočet. Proto je tak důležité mít důvtipného a talentovaného projektového manažera na místě pro spuštění show.

Prvky projektu

Úspěšný manažer projektu musí současně spravovat čtyři základní prvky projektu. Tyto prvky jsou vzájemně propojeny.

• Rozsah: To zahrnuje velikost projektu, cíle a požadavky.
• Zdroje:Budete potřebovat lidi, vybavení a materiály na místě.
• Čas: To se netýká pouze toho, kolik času bude projekt celkově trvat. Musí být rozdělena na dobu trvání úkolů, závislosti a kritickou cestu.
• Peníze:Mít pevnou představu o nákladech, nepředvídaných událostech a zisku.

Nejdůležitější prvek: oblast působnosti

Rozsah projektu je definice toho, čeho má projekt dosáhnout, a rozpočty času a peněz, které byly vytvořeny k dosažení těchto cílů. Každá změna rozsahu projektu musí mít odpovídající změnu rozpočtu, času, zdrojů nebo všech tří.

Pokud je projektovým záměrem postavit budovu, ve které budou umístěny tři widgety, s rozpočtem 100 000 USD, očekává se, že tak učiní projektový manažer. Pokud se rozsah změní na budovu pro čtyři widgety, musí vedoucí projektu získat odpovídající změnu času, peněz a zdrojů.

Zdroje

Existují tři aspekty porozumění a řízení zdrojů: lidé, vybavení a materiál.

Úspěšný manažer projektu musí efektivně spravovat zdroje přidělené projektu, včetně členů projektového týmu, pracovníků prodejců a subdodavatelů. Musí zajistit, aby jeho zaměstnanci měli dovednosti a nástroje, které potřebují k dokončení práce, a musí neustále sledovat, zda má k dispozici dostatek lidí k dokončení projektu v termínu. Jeho úkolem je zajistit, aby každý rozuměl úkolu a termínům projektu.

Při řízení přímých zaměstnanců se vedoucí pracovník každé skupiny zaměstnanců hlásí vedoucímu projektu, ale zaměstnanci mohou mít i liniového manažera, který poskytuje technické vedení. V situaci správy matic, jako je projektový tým, je úkolem projektového manažera poskytnout projektovým ředitelům liniové manažery. Správa pracovních subdodavatelů obvykle znamená řízení týmového vedení pro subdodavatelské pracovníky, kteří tyto pracovníky zase řídí.

Projektový manažer musí často obstarávat vybavení a materiály a také řídit jejich použití, aby tým mohl efektivně pracovat. Je zodpovědný za to, aby vhodné vybavení a materiály byly na správném místě ve správný čas.

Čas

Tři prvky úspěšného řízení času jsou úkoly, rozvrh a kritická cesta.

Sestavte plán projektu tak, že v seznamu uvedete všechny úkoly, které musí být splněny. Některé musí být provedeny postupně, zatímco jiné se mohou překrývat nebo provádět společně. Každému úkolu přiřaďte trvání. Přidělte požadované zdroje. Určete předchůdce - jaké úkoly musí být dokončeny před ostatními - a nástupce, úkoly, které nemohou začít, dokud nebude dokončen každý další úkol. Tento aspekt řízení projektů je někdy označován jako vodopád řízení protože jeden úkol sleduje další ve více či méně sekvenčním pořadí.

Software pro správu projektů může zjednodušit úlohu vytváření a správy harmonogramu projektu.

Některé úkoly mají malou flexibilitu, pokud jde o požadované datum zahájení a ukončení. Tomu se říká „float“. Ostatní úkoly nemají žádnou flexibilitu. Mají nulový plovák. Řádek procházející všemi úkoly s nulovým plovákem se nazývá kritická cesta. Všechny úkoly na této cestě - a může existovat více paralelních cest - musí být dokončeny včas, má-li projekt dorazit do svého termínu. Klíčovou úlohou časového manažera projektu je sledování kritické cesty.

Peníze

Tři aspekty při správě peněz jsou náklady, nepředvídané události a zisk.

Každý úkol má cenu, ať už je to pracovní doba počítačového programátora, nebo kupní cena betonového dvoře. Každá z těchto nákladů se odhaduje a sčítá při přípravě rozpočtu projektu.

Některé odhady budou přesnější než jiné. Rozpočet projektu by proto měl zahrnovat pohotovostní příspěvek - peníze vyčleněné z rozpočtu „jen pro případ“ skutečné náklady na položku se výrazně liší od odhadu.

Zisk jsou peníze, které chce společnost z tohoto úkolu vydělat. Je to položeno na vrub nákladů.

Rozpočet projektu se tedy skládá z odhadovaných nákladů, plus nepředvídané události plus jakéhokoli zisku. Úkolem projektového manažera je udržovat skutečné náklady na nebo pod odhadovanými náklady a maximalizovat zisk, který společnost získá z projektu.

Projektový management je umění a věda

Úspěšné řízení projektů vyžaduje praxi. Tyto nápady vám mohou poskytnout základní pochopení projektového řízení, ale považují jej pouze za začátek. Pokud vaše práce nebo kariéra zahrnuje řízení projektů a pokud si chcete zlepšit své dovednosti, promluvte si s úspěšnými projektovými manažery, přečtěte si a procvičujte. Projektový management může být velmi obohacující kariérou.