3 scénáře při online komunikaci nejsou správné

Obsah

• Vyhněte se zasažení Odeslat k vyřešení konfliktu
• Vyhněte se zasílání odesílání, když jste naštvaná
• Vyhněte se zasažení Odeslat k odeslání špatných zpráv

Existuje mnoho způsobů, jak komunikujeme online. Tam je e-mail, textové zprávy nebo zprávy prostřednictvím jedné z mnoha aplikací tam, které ji podporují. Použití e-mailu nebo zasílání zpráv však není vždy nejúčinnějším způsobem komunikace.

Za určitých okolností byste se jim měli vyhnout. Jistě, je snadné skrýt se za počítačem a říci, co chcete říci pomocí klávesnice. Ale někdy musíte vystoupit na svět a používat svůj hlas.

Zde jsou tři situace, kdy by bylo lepší, kdybyste nezasáhli odeslání.

Vyhněte se zasažení Odeslat k vyřešení konfliktu

Všichni jsme byli součástí e-mailu nebo řetězce zpráv mezi dvěma stranami, které se pokusily problém vyřešit. Někdy můžete být jedním ze dvou hlavních účastníků, nebo možná jste prostě jedním z mnoha lidí, kteří se cítili nuceni vás zahrnout.

S každou odpovědí na e-mail nebo zprávu se problém stupňuje. Nakonec to, co bylo možná relativně malým problémem, se stalo mnohem větším. To obvykle vede k osobnímu setkání mezi oběma stranami, jakož i nadřízeného nebo vedoucího, aby konflikt vyřešil.

Namísto použití e-mailu nebo zasílání zpráv k vyřešení konfliktu buď zavolejte dotyčné osobě, nebo naplánujte osobní setkání. Pokud jste příjemcem e-mailu nebo zprávy od někoho jiného, ​​kdo se snaží problém vyřešit, odolajte pokušení odpovědět e-mailem. Zvedněte telefon nebo jděte do kanceláře jiné osoby a řekněte: „Dostal jsem váš e-mail a myslel jsem si, že by mohlo být lepší, kdybychom o této situaci diskutovali jeden na jednoho, na rozdíl od e-mailu. Máte pár minut na rozhovor? "

Pokud je vaše e-mailová adresa jedinou možností, nekopírujte do ní žádné další osoby. Tím se problém stupňuje. Pokud jste na přijímacím konci takového e-mailu, nenarazte na „odpovědět všem“. Jednoduše odpovězte pouze jednotlivci, který e-mail zaslal. Pokud odpovíte „všem,“ měla by vaše odpověď zní: „Vážím si toho, že jste na tuto situaci upozornil. To upozorní každého, koho jste zkopírovali, že se o situaci staráte jeden na druhého.

Vyhněte se zasílání odesílání, když jste naštvaná

Po znepokojivé situaci nebo interakci potřebujeme období ochlazování. E-mail a zasílání zpráv se k tomu nehodí; je to okamžitě záměrné. Místo toho, jakmile se uklidníte, zavolejte nebo navštivte jednotlivce a proberte situaci. Pokud jste na přijímajícím konci scathing e-mailu, vyhněte se nutkání odpovědět. Dopřejte si čas, abyste se uklidnili, a poté zavolejte dotyčné osobě a požádejte o diskuzi tváří v tvář.

V budoucnu se předem rozhodněte, že nikdy nebudete používat e-mail nebo zprávy, když jste naštvaní. Udělejte ze sebe tento pakt, který nelze vyjednávat.

Pokud cítíte potřebu něco napsat, když jste naštvaní, napište rukou zprávu. Nezadávejte jej do e-mailu, i když nechcete zprávu odeslat. Nebyli byste první osobou, která omylem zasáhla tlačítko „odeslat“ namísto tlačítka „uložit“.

Vyhněte se zasažení Odeslat k odeslání špatných zpráv

Nikdo nemá rád přijímat špatné zprávy a přijímat je e-mailem nebo zprávou, nemůže do rány přidat sůl. Už jste někdy poslali e-mail klientovi, abyste jim řekli, že jejich objednávka byla zpožděna?

Pokud je odpověď na některou z těchto otázek kladná, přestaňte používat špatné zprávy pomocí e-mailu nebo zpráv.Pomocí e-mailu nebo zpráv pro komunikaci špatných zpráv můžete odeslat zprávu, která vám nezajímá, nebo že problém není natolik důležitý, aby si zasloužil vaši osobní pozornost. Když k komunikaci špatných zpráv používáte e-mail nebo zprávy, nemáte možnost posoudit reakci dané osoby. S největší pravděpodobností budou lidé zklamaní nebo naštvaní. Pokud zprávy nezasíláte osobně, jejich pocity zklamání mohou eskalovat a způsobit ještě horší situaci.

A konečně, když v tomto scénáři používáte e-mail nebo zprávy, objeví se zbaběle. Zákazníci, spolupracovníci, šéfové a přátelé oceňují lidi, kteří mají odvahu komunikovat špatné zprávy osobně.

Pokud si nejste jisti, zda se vaše zpráva považuje za špatnou zprávu, zeptejte se sami sebe: „Chtěl bych dostávat e-mail nebo zprávu s tímto typem zpráv, nebo bych raději nechal sdělit to osobně?“. Pak postupujte podle toho.

I když není pochyb o tom, že e-mail nebo zasílání zpráv je rychlý a efektivní komunikační prostředek, není vždy vhodný. Postupujte podle výše uvedených pokynů a nepoužívejte e-mail nebo zprávu, pokud to není vhodné.