Naplánujte si projekt se základními nástroji projektového řízení

Obsah

• Udělejte si čas na skutečné definování a plánování vašeho projektu
• Stanovení rozsahu iniciativy Holiday Party společnosti
• Prolomte rozsah do diskrétních bloků práce
• Vytvoření plánu projektu z rozpisu práce
• Nechte práci začít
• Sečteno a podtrženo

Náš svět práce je stále více světem projektů. Projekty jsou to, jak vyvíjíme nové produkty, realizujeme strategické iniciativy a děláme vše, co je v organizaci nové.

Projekty jsou samozřejmě na rozdíl od běžných provozních činností dočasné a jedinečné iniciativy. Zatímco mnoho firem se při vedení svých iniciativ spoléhá na vyškolené a certifikované projektové manažery, projektové dovednosti jsou stále více požadovány pro všechny profesionály. Tento článek nabízí úvod do plánování projektu pro všechny profesionály, kteří mají zájem o osvojení postupů, které tak dobře fungují pro profesionální projektové manažery.

Udělejte si čas na skutečné definování a plánování vašeho projektu

Projektoví manažeři chápou, že velká část celkové doby trvání projektu je vynaložena na plánování. Mnozí z nás mají sklon spěchat k zahájení práce, což je ve světě projektů podobné vynechání čtení pokynů k tomu novému kusu nábytku, který jste zakoupili od jednoho z těch „sestavte si sami“ maloobchodníky. Je pravděpodobné, že spěch dělat práci bez přečtení pokynů vytvoří v určitém okamžiku ve vašem úsilí nějaké vážné problémy.

Místo spěchu přímo do práce je důležité zmírnit několik kritických problémů:

1. Co přesně vytváříte? Buďte co nejpřesnější.
2. Kdy musí být dokončena?
3. K jakým zdrojům (lidé, vybavení a rozpočet) máte přístup k dokončení projektu?

Výše uvedené tři položky jsou základními součástmi prohlášení o rozsahu. Každý vedoucí projektu pracuje na objasnění rozsahu před zahájením práce.

Stanovení rozsahu iniciativy Holiday Party společnosti

Ukázkové prohlášení o rozsahu pro firemní sváteční párty může znít takto:

Naším cílem je naplánovat a doručit firemní sváteční oslavu pro 100 zaměstnanců a jejich významných dalších do konce prosince za cenu nepřesahující 10 000 $. Naše plánování a koordinace bude sestávat ze čtyřčlenného výboru s dohledem generálního ředitele. Součástí večírku bude otevřený bar, á jídlo, dezert a zábava.

Prostě si udělejte čas na to, abyste vytvořili jednoduché, ale důležité prohlášení, které poskytne silný návod pro tým zapojený do projektu. Každý chápe povahu projektu, časový rámec, zdroje a rozpočet.

Prolomte rozsah do diskrétních bloků práce

Projektoví manažeři vytvářejí něco, čemu se říká struktura rozpisu práce, aby jasně a aktuálně popsali veškerou práci projektu, kterou musí někdo dokončit v určitém časovém rámci. Ve vaší situaci může pracovní rozpis zahrnovat:

• Určete umístění.
• Ověřte dostupnost pokoje a zamkněte jej vkladem.
• Vyberte možnosti jídla.
• Potvrďte lištu a co obsahuje.
• Určete možnosti dezertu.
• Vytvářejte a distribuujte pozvánky s výběrem jídel.
• Dokončete výběr potravin na základě vrácených pozvánek.
• Rozhodněte se o druhu zábavy.
• Zkontrolujte možnosti zábavy a vyberte možnost.
• Potvrďte nastavení jídelny.
• Kupte si stolní dárky pro hosty.
• Koordinujte a realizujte událost.

Projektoví manažeři by vypracovali toto rozčlenění práce na projektu bez ohledu na zdroje nebo načasování, ale více ve formátu brainstormingu. Jakmile bude identifikována veškerá práce nezbytná k dosažení rozsahu projektu, je načase jej uspořádat, přiřadit odpovědnosti a požádat členy vašeho týmu o odhad času a nákladů.

Vytvoření plánu projektu z rozpisu práce

Po dokončení jednoduchého rozdělení práce identifikovaného na předchozí stránce musíte nyní:

• Potvrďte, že byly identifikovány všechny hlavní položky k dosažení rozsahu projektu.
• Potvrďte, kdo bude zpracovávat, jaké pracovní položky, a vytvořte matici odpovědností, která nastíní hlavní pracovní úkoly odpovědné strany.
• Požádejte každého člena týmu, aby přezkoumal své úkoly, určil odhady času a nákladů, poznamenal si termíny, shrnul potřeby zdrojů a zajistil, aby důkladně vyhodnotili práci, za kterou musí odpovídat.

Jakmile jsou výše uvedené kroky dokončeny, měl by projektový tým spolupracovat na sekvenci událostí ve správném pořadí a zaznamenat jakékoli konflikty ohledně zdrojů nebo potenciálních výzev v plánování. Projektový manažer by dokončil tento krok vytvořením síťového diagramu, výpočtem kritické cesty a poté naplánováním zdrojů, často pomocí počítačového softwaru.

Pro váš menší projekt pomocí neformálních metod může být vše, co potřebujete, jednoduchý přístup typu post-it note k rozložení položek v posloupnosti. Tento proces vám umožní rozvinout úplný obrázek příslušných kroků a lhůt pro plánování a doručení skvělé sváteční oslavy!

Nechte práci začít

Nyní, když jste si udělali čas na řádný rozsah projektu, identifikovali hlavní úkoly, posloupnost úkolů a vyhodnotili požadavky na čas a zdroje, jste připraveni dát tým k práci na přidělených úkolech. Vaším úkolem neformálního projektového manažera je sledovat práci, podporovat členy týmu a pomáhat při identifikaci a řešení problémů, ke kterým dojde. Dobrý manažer projektu se pravidelně setkává se členy týmu, aby vyhodnotil pokrok a identifikoval a navigoval vznikající rizika.

Sečteno a podtrženo

Stejné přístupy popsané výše lze použít na jakoukoli situaci projektu ve vašem oddělení nebo obchodní jednotce. Vytvořte jasný rozsah, identifikujte práci, přiřaďte zdroje, vytvořte odhady a harmonogram a poté práci sledujte a kontrolujte. Vaše praktiky budou uznávány a oceňovány profesionálními projektovými manažery na vašem pracovišti a vaše výsledky budou mnohem lepší než prosté skákání do práce, aniž byste to promysleli.