Jaké informace jsou uloženy v lékařských záznamech zaměstnanců?
Obsah
Zdravotní dokumentace zaměstnance je úložištěm všeho, co souvisí se zdravím, zdravotními výhodami, dovolenou související se zdravím zaměstnanců a výběry a krytí zaměstnaneckých výhod. Zaměstnavatel vede zdravotní dokumentaci zvlášť pro každého zaměstnance. Obsah těchto souborů není nikdy mísen s žádným jiným souborem zaměstnanců, jako je osobní soubor.
Protože lékařský soubor obsahuje citlivé a důvěrné informace, musí být uložen na bezpečném, uzamčeném a nepřístupném místě. Kartotéka, ve které jsou uloženy zdravotnické soubory zaměstnanců, by se také měla zamknout a personál HR by měl mít pouze klíče. Přístup k lékařským souborům zaměstnanců je omezen pouze na zaměstnance lidských zdrojů.
Zákon o přenositelnosti a odpovědnosti ve zdravotním pojištění z roku 1996 (HIPAA) vyžaduje, aby zaměstnavatelé chránili lékařské záznamy zaměstnanců jako důvěrné; lékařské záznamy by měly být ukládány odděleně a odděleně od jiných obchodních záznamů. Nikdy neukládejte lékařské záznamy zaměstnanců do souboru obecných zaměstnanců.
Z důvodu důvěrnosti informací musí být záznamy izolovány od souborů, ke kterým mají přístup zaměstnanci, jako jsou vedoucí nebo vedoucí. (Ve skutečnosti se to také doporučuje pro personální soubory obecně - umožněte přístup pouze zaměstnancům HR.)
Obsah lékařského spisu zaměstnance
Toto jsou typy položek, které by měly být bezpečně uloženy v lékařském souboru zaměstnance. V případě pochybností se mýlejte na straně ochrany lékařsky souvisejících informací vašich zaměstnanců.
- Žádosti a formuláře zdravotního pojištění
- Aplikace a formuláře životního pojištění
- Určené informace o příjemci
- Žádosti o jakékoli jiné zaměstnanecké výhody, které mohou vyžadovat lékařské informace, jako je pojištění zraku
- Žádosti o placené nebo neplacené lékařské nepřítomnosti
- Zprávy Family Medical and Leave Act (FMLA) a související aplikace a papírování
- Papírování podepsané lékařem FMLA
- Dokumentace o nemocech člena rodiny nebo dítěte, pro které žádáte o čas FMLA pro poskytování trvalé péče
- Zdravotně související dokumentace o dovolené pro zaměstnance, kteří nejsou způsobilí pro práci mimo pracovní dobu FMLA
- Lékařské vyšetření, poznámky, korespondence a doporučení
- Omluvy z lékařského hlediska spojené s omluvením pro nepřítomnost nebo zdrženlivost
- Omezení práce ve zdravotnictví s dokumentací doporučujícího lékaře
- Hlášení nehod a zranění, včetně dokumentů vyžadovaných OSHA
- Zprávy o odškodnění pracovníků za zranění nebo nemoc
- Jakákoli jiná forma nebo dokument, který obsahuje soukromé lékařské informace o zaměstnanci
Pokud tyto soubory uchováte v tajnosti, vaši zaměstnanci vám důvěřují a budete dodržovat ducha a význam zákona.
Vezměte prosím na vědomí, že poskytované informace, i když jsou závazné, nejsou zaručeny za přesnost a zákonnost. Tato stránka je čtena celosvětovým publikem a zákony a předpisy o zaměstnanosti se v jednotlivých státech a zemích liší. Vyhledejte právní pomoc nebo pomoc ze státních, federálních nebo mezinárodních vládních zdrojů, abyste se ujistili, že váš právní výklad a rozhodnutí jsou správná pro vaši polohu. Tyto informace slouží jako vodítko, nápady a pomoc.
