Úhrada ujetých kilometrů

Obsah

• Sazby kilometrů společnosti
• Úhrada zaměstnancům vlády
• Požadavky na úhradu nákladů na automobily
• Další způsoby, jak zaměstnavatelé kompenzují zaměstnance za automobilové výdaje
• Daňové důsledky pro úhrady ujetých kilometrů
• Neplácené automobilové výdaje

Úhrada zaměstnanců za používání vlastního automobilu se bude lišit v závislosti na zaměstnavateli a sektoru, ale většina organizací odměňuje zaměstnance přibližně ve standardní sazbě najetých kilometrů stanovené IRS nebo v soukromě vlastněné sazbě za přepravu vozidel. Sazba je každoročně stanovována Správou všeobecných služeb (GSA) na základě výzkumu prováděného nezávislou poradenskou společností ohledně aktuálních nákladů na používání vozidla.

Pro rok 2020 je standardní míra ujetých kilometrů stanovena na 57,5 ​​centů na ujetou míli, z 58 centů na rok 2019. Tato pevná, standardní sazba zahrnuje náklady na pojištění, registraci, plyn, ropu a údržbu. vede hodně práce, může to vést k významnému snížení.

Sazby kilometrů společnosti

Většina zaměstnavatelů bude refundovat sazbu IRS nebo GSA, protože při podání daňového přiznání k dani z příjmů právnických osob mohou odpočíst až do této částky, i když existují i ​​jiné složité daňové vzorce, které mohou zaměstnavatelé použít. Pokud je obtížné najít kvalifikované pracovníky během hospodářského růstu, je pravděpodobnější, že zaměstnavatelé poskytnou konkurenceschopné sazby náhrad.

Služba Internal Revenue Service požaduje, aby byly platby náhrad prováděny odděleně od platu, bez srážky daní. Někteří zaměstnavatelé proto budou zpracovávat platby výdajů prostřednictvím systému platebních účtů, aby je udržovali odděleně od mezd a aby dodržovali zákony IRS.

Pokud váš zaměstnavatel proplácí sazbu GSA nebo IRS nebo v její blízkosti, můžete si být jisti, že dostáváte spravedlivý obchod.

Úhrada zaměstnancům vlády

Zaměstnancům státní správy bude vždy proplacena sazba přesně podle GSA, pokud je povoleno použití automobilu v soukromém vlastnictví nebo pokud není k dispozici žádné vládní vozidlo.

Požadavky na úhradu nákladů na automobily

Budete muset poskytnout záznam o najetých kilometrech, potvrzení o plynu a dokumentaci všech dalších přípustných dokladů o výdajích souvisejících s vaším autem. Bez podrobných záznamů může být vaše zpráva o výdajích zamítnuta. Nebo co je horší, váš zaměstnavatel by mohl případně podniknout disciplinární opatření, pokud se domnívá, že váš nárok může být podvodný. Mnoho zaměstnavatelů vyžaduje současné vedení záznamů, stejně jako IRS. Nepokoušejte se odhadnout počet najetých kilometrů, protože by to mohlo porušit zásady zaměstnavatele.

Udržování pera a papíru v autě je jednou z metod, byť nudnou; lepší volbou je aplikace pro sledování ujetých kilometrů, která automaticky sleduje vaše cesty v souběžném protokolu, který si můžete vytisknout nebo stáhnout. Je to efektivní způsob, jak sledovat počet ujetých kilometrů, počáteční a cílové body a obchodní účel, který má pohon zahrnout do vaší zprávy o výdajích.

Další způsoby, jak zaměstnavatelé kompenzují zaměstnance za automobilové výdaje

Podle Společnosti pro řízení lidských zdrojů jsou to běžné alternativy k náhradě ujetých kilometrů, protože způsoby, jak zaměstnavatelé kompenzovat zaměstnancům náklady na řízení podniku, jsou:

Příplatek na ploché auto.Zaměstnavatelé poskytují zaměstnancům příspěvek na ploché auto, například 400 USD měsíčně, na pokrytí nákladů na palivo, opotřebení, pneumatiky a další.

Programy FAVR.Zaměstnavatelé vyplácejí zaměstnancům v rámci programu proplácení s pevnou a variabilní sazbou (FAVR), ve kterém jsou zaměstnanci hrazeni fixní náklady (např. Pojištění, daně a registrační poplatky) a variabilní náklady na vozidlo (jako je palivo a údržba). Náhrady jsou pro zaměstnance osvobozeny od daně, pokud jsou splněny určité požadavky na účtování nákladů.

Daňové důsledky pro úhrady ujetých kilometrů

Úhrady ujetých kilometrů jsou zaměstnavateli považovány za bezdaňové výplaty, pokud jsou zdokumentovány a nepřesahují skutečné výdaje. Váš zaměstnavatel však nemůže přímo platit provozní náklady, jako jsou opravy nebo údržba vašeho vozidla, bez daňových důsledků. Ostatní výdaje, jako je mýtné přímo související s obchodní dopravou, mohou být vráceny bez zdanění, pokud máte příjmy.

Někteří zaměstnavatelé poskytují měsíční příspěvek na automobilové výdaje. Pokud jsou zaměstnanci povinni poskytnout záznamy o výdajích, budou zdaněni pouze za jakoukoli částku převyšující zaznamenané výdaje. Pokud zaměstnavatelé nevyžadují dokumentaci, může tento příspěvek podléhat zdanění.

Neplácené automobilové výdaje

Počínaje daňovým rokem 2018, kdy se provádí zákon o daňových úrátech a zaměstnáních, již zaměstnanci nemohou odpočítat nevyrovnané automobilové výdaje. V roce 2017 a v předchozích letech byly tyto náklady odpočitatelné, pokud přesahovaly 2% upraveného hrubého příjmu. Proto by pracovníci, kteří budou v rámci výkonu svých pracovních povinností široce řídit, měli při přezkumu pracovních nabídek pečlivě posoudit zásady proplácení společnosti.

Pokud zaměstnavatel obvykle nenahrazuje náklady na auto, můžete nabídnout snížení platu výměnou za náhradu, protože náhrada bude chráněna před zdaněním, pokud jsou výdaje řádně zdokumentovány. Případně můžete sjednat vyšší plat, abyste zohlednili dodatečné daňové zatížení podle nového daňového zákona.

Podle IRS se navzdory pozastavení různých položkových odpočtů neodpočítávají odpočty za výdaje, které jsou odpočitatelné při určování upraveného hrubého příjmu. Například členové rezervní složky Ozbrojených sil Spojených států (Ozbrojené síly), úředníci státní správy nebo místní správy placení na základě poplatků a někteří výkonní umělci mají nárok na odpočet nevyplacených cestovních výdajů zaměstnanců jako úprava celkového příjmu v řádku 24 přílohy 1 formuláře 1040 - 3 - (2018), nikoli jako podrobný odpočet na plánu A formuláře 1040 (2018), a proto může nadále používat standardní obchodní ujetou vzdálenost.

Informace obsažené v tomto článku nepředstavují daňové ani právní poradenství a nenahrazují takové poradenství. Státní a federální zákony se často mění a informace uvedené v tomto článku nemusí odrážet zákony vašeho státu ani nejnovější změny zákona.