Výhody a nevýhody 3 organizačních struktur projektu
Obsah
Struktura vaší organizace ovlivňuje způsob řízení a řízení projektů. Může také ovlivnit, jakou autoritu a dosah musíte vykonat jako vedoucí projektu.
Existují tři společné organizační struktury a ve všech z nich pracují vedoucí projektů: funkční, projektový a maticový. Pojďme se podívat na výhody a nevýhody každého z nich, takže víte, proti čemu jste, když se připojíte k nové struktuře.
Funkční organizační struktura
Ve funkční organizační struktuře pracuje projektový manažer a všechny zdroje ve stejné divizi společnosti, jako je obchodní a marketingové oddělení. Obecně má funkční manažer větší oprávnění než vedoucí projektu.
Výhody
Funkční struktura vám dává jako vedoucí projektu nejméně síly, ale nabízí spoustu dalších výhod:
- Funguje dobře pro malé týmy a malé projekty, protože funkce má plnou kontrolu nad členy týmu a dalšími potřebnými zdroji.
- Můžete snadno přistupovat k odborníkům, které potřebujete, protože jsou ve stejné funkční oblasti.
- Je rychlé spojit všechny, aby vyřešili problémy spojené s projektem.
- Můžete omezit komunikační nástroje projektu, které potřebujete použít, protože tým je relativně malý a jednoduchý.
- Často získáte nadšené členy týmu, kteří chtějí pracovat na projektu, protože jim poskytuje kariérní příležitosti. Projektová práce může být skvělým způsobem, jak motivovat váš tým.
- Pokud předáváte projekt funkčnímu týmu, bude to funkční tým, ve kterém pracujete, což může usnadnit uzavření projektu.
Nevýhody
Ačkoli tato struktura má spoustu výhod, zvažte také některé nevýhody:
- Práce probíhá v sila, což může znamenat, že nemáte přístup k lidem mimo vaše funkční rozdělení.
- Lidé v projektovém týmu mohou být loajálnější ke svému oddělení nebo vedoucímu týmu než k práci na projektu, což může vést ke konfliktům.
- Velký projekt může skončit s funkčním projektovým manažerem pro každou funkci. Pokud všichni projektoví manažeři nebudou harmonicky spolupracovat, může to vést k prasknutí trhlin.
- Funkční práce může být izolovaná v tom, že nemáte příležitost k širokému propojení se společností. Udržování strategického zaměření může být těžší.
Organizační struktura projektu
Specializované týmy jsou sestaveny pro práci na projektech v organizační struktuře projektu. Vedoucí projektu má pravděpodobně odpovědnost za vedení projektových členů. Mezi příklady toho patří velké stavební konstrukce, ale také podnikové iniciativy, které vyžadují specializovaný tým. Manažer projektu má konečnou pravomoc, podává zprávy sponzorovi projektu a projektové radě. Jednotlivci v týmu pracují přímo pro projektového manažera.
Výhody
Zřejmou výhodou struktury projektu je, že máte větší kontrolu nad týmem, ale existují i další výhody:
- Týmy mohou mít silný pocit identity. Je to nejjednodušší struktura, ve které lze vytvořit silnou týmovou kulturu.
- Celý tým je zaměřen na cíle týmu, takže u lidí pracujících na projektu existuje konflikt loajality. Jejich denní prací je projekt.
- Zdroje jsou věnovány projektu, takže je mnohem snazší naplánovat práci. Budete vědět, kdy jsou členové týmu k dispozici, a nehrozí žádné riziko, že budou okamžitě staženi do práce jako obvykle pro jiného manažera.
- Projekty probíhající v této struktuře jsou skvělým prostředím pro zdokonalení dovedností v oblasti řízení projektů a technické dovednosti vedení.
Nevýhody
Struktura projektu je nejsnadnější pracovat s, ale stále má některé nevýhody:
- Mít tým věnovaný jednomu projektu je nákladný závazek. To bývá možností pouze u velkých projektů.
- Pokud odstraníte lidi z jejich funkčních úloh, bude pro ně obtížné vrátit se, zejména pokud je projekt dlouhý. Práce na projektu vás táhne, takže návrat k vaší předchozí roli po práci v multidisciplinárním prostředí na novém náročném projektu není pro mnoho lidí lákavou vyhlídkou. Tedy, řízení přechodu týmu, když zavřete projekt, bude ještě důležitější.
- Někdy uzavření projektu může znamenat ztrátu zaměstnání, pokud se firma posunula dál a jiná role pro vás není k dispozici.
- Specializované týmy ze své podstaty nasávají zdroje, aby mohly pracovat jen na jedné věci. Mohou omezit počet projektů, které může společnost kdykoli udělat, zejména pokud různé projekty vyžadují stejné dovednosti.
- Projektoví manažeři v tomto typu struktury dělají vedení linek také pro své týmy, což znamená trávení času a úsilí na úkolech v oblasti lidských zdrojů, které byste nemuseli dělat v jiných strukturách. Pokud se vám tento prvek práce s lidmi líbí, může být tento faktor výhodou.
Organizační struktura matice
Třetí možností je maticová struktura. Zdroje jsou sdíleny v rámci běžné práce i práce na projektu. Může to znamenat, že budou mít dva vedoucí nebo „tečkovanou“ odpovědnost vůči vedoucímu projektu i vedoucímu týmu. Struktura funkční linie řízení je obvykle na prvním místě a vedoucí projektu vezme tečkovanou čáru.
Tato struktura dělí sílu a autoritu mezi funkčním nebo divizním týmovým manažerem a projektovým manažerem. Budete muset plně využít svých vyjednávacích schopností.
Výhody
Maticové struktury jsou velmi běžné, protože umožňují manažerům rozhodovat se flexibilně o tom, jak lidé tráví svůj čas. Pravděpodobně budete pracovat v maticovém prostředí v určitém okamžiku své kariéry. Výhody této struktury jsou:
- Zdroje jsou využívány efektivně a mohou se podle potřeby pohybovat mezi projekty.
- Můžete pracovat na mnoha různých věcech, někdy paralelně - i když tento bod lze také argumentovat jako nevýhodu.
- Týmy a jednotlivci mohou být velmi pohotoví. Pokud přijde nový projekt, který musí mít prioritu, je snadné se otočit a najednou se zaměřit na něco jiného. To se nedá udělat snadno ve struktuře projektu, který trvá déle, než se rozpustí a přeskupí.
- Struktura vyžaduje, aby všichni používali stejný životní cyklus a metodiku řízení projektů, takže je snadný přechod mezi projekty. Lidé se mohou připojit k projektovému týmu s relativně malým počtem potřebným na palubě, když je terminologie a procesy běžné.
Nevýhody
Stejně jako u všech nastavení má i tento úskalí. Navzdory tomu, že jde o běžnou strukturu, málo moderních pracovišť prasklo problémy s přetížením. Příliš mnoho práce jednotlivcům může být snadné, pokud nemáte zavedené systémy pro správu a sledování celé jejich pracovní zátěže. Další nevýhody jsou:
- Konflikt mezi projekty je běžný, protože možná bojujete za stejné zdroje jako jiný projekt.
- Druhý projekt by mohl ohraničit ty nejlepší zdroje - nejvhodnější osoby se správnými dovednostmi - nebo je jejich vedoucí pracovník nemusí poskytnout k dispozici pro práci na projektu.
- Mezi jednotlivými běžnými úkoly a prací na projektech jednotlivců může docházet ke konfliktu, zejména pokud jim oba manažeři dávají odlišné priority.
- Zdroje mohou mít konflikt o tom, jakou cestou rozvoje se ubírají pro svou budoucí kariéru. I když možná víte, že chcete zůstat v řízení projektů, můžete mít možnost přejít do vyšší funkční funkce nebo více na projekt orientovanou roli. Ale mít spoustu možností kariéry je dobrá věc, i když to činí pro obtížná rozhodnutí.
Organizační struktura, která dokonale funguje pro veškerou běžnou práci, nefunguje vždy pro projekty a musíte ji řídit v prostředí, ve kterém pracujete. Získat nějaké zkušenosti v každé z těchto struktur je dobrý nápad, takže je můžete zažít na vlastní kůži. Pomůže vám to rozhodnout, které prostředí vám nejlépe vyhovuje a vyhovuje vašim dovednostem a preferencím. Pak se můžete informovaně rozhodnout, pokud máte šanci rozhodnout o svém budoucím pracovním prostředí.
Pochopení kladů a záporů každé organizační struktury projektu vám dává šanci zjistit, kde nejlépe trávit svůj čas a vliv, získat co nejvíce ze svého týmu a pomoci vašemu projektu úspěšně dokončit.
