Postupy pro správu schůzek pomáhají zvyšovat produktivitu

Obsah

• Klíč pro správu schůzek - stánek PAT
• Začněte schůzky včas
• Udržujte schůzku na téma
• Uchovávejte a distribuujte poznámky a zápisy o schůzkách
• Sečteno a podtrženo

Mnoho pracovních životů trávíme na setkáních. V mnoha případech vedou špatné postupy řízení schůzek k neproduktivnímu využití času účastníků. V souvisejícím článku nabízíme pokyny k přeměně pěti společných scénářů schůzek na produktivní události. Zde jsou další nápady na podporu posílení užitečnosti, produktivity a dopadu schůzek.

Klíč pro správu schůzek - stánek PAT

Někteří manažeři zaměstnávají P.A.T. přístup ke schůzkám, vyžadující a Purpose, an Agenda, a TImeframe. Vyzbrojení účastníků těmito kritickými body před začátkem zasedání zajistí, aby se lidé ukázali připraveni se zúčastnit a podpořili celkový záměr setkání. Jasný P.A.T. osnova pomáhá zajistit produktivní relaci.

Měli byste být schopni definovat účel schůzky maximálně v 1 nebo 2 větách. „Toto setkání má naplánovat novou marketingovou kampaň“ nebo „toto setkání má zkontrolovat nové zásady pro doručování zásilek.“ Účel pomáhá zajistit, aby všichni věděli, proč jsou, co je třeba udělat a jak vést pokrok a usilovat o závěr.

Stanovte si agendu. Seznam položek, které chcete zkontrolovat / projednat / zkontrolovat. Každému bodu pořadu rádi přidělíme časový limit (viz níže) a určíme osobu, která je zodpovědná za moderování diskuse. Nastavit časový rámec; přinejmenším nastavte počáteční a koncový čas. Doporučujeme také nastavit dobu trvání pro každý bod na pořadu jednání. Ty by měly celkem odpovídat celkovému časovému rámci schůzky.

Začněte schůzky včas

Pokud pracujete v jedné z těchto kultur, kde se lidé potkávají na schůzkách až do pěti nebo deseti minut po naplánovaném čase zahájení, je čas začít nový trend. Jedna firma vybízí své vedoucí pracovníky, aby zavřeli dveře v plánovaném čase zahájení, a ti, kteří zpoždění, nejsou vítáni. I když to může být drakoničtější, než byste chtěli jednat, neměli byste mít žádné výhrady k tomu, abyste schůzku nařídili, zkontrolovali účel a potvrdili očekávání a načasování.

Nečekejte, až se objeví zápalníci. Když někdo přijde pozdě, nevracejte se a neposlouchejte, co již bylo pokryto. Pokračujte se svými tématy schůzek. To bude pro trápce nepříjemné a zlepší se šance, že na příští schůzku dorazí včas.

Pokud se pořadatel / sponzor schůzky nezobrazí včas, zvažte schůzku zrušenou a vraťte se do práce. Čekací doba od pěti do sedmi minut je přiměřená. Je pravděpodobné, že organizátor schůzky narazil na neočekávané potíže a raději byste neztráceli čas čekáním na něj.

Udržujte schůzku na téma

Dobrou praxí je přiřadit někomu roli udržování každého na trati během setkání. Diskuse se příliš často unášejí a pak klesají na víru názorů, nápadů, faktů a emocí. Místo toho přiřaďte roli a informujte všechny za účasti, že tento jednotlivec vloží do diskuse, kdy a kdy se diskuse přesune mimo program a konkrétní bod diskuse. V některých firmách je tato role označována jako „Traffic Cope“, v jiných „Topic Keeper“. Bez ohledu na štítek je tato role velmi užitečná při posilování efektivity a produktivity vašich schůzek.

Pokud se objeví další témata, která jsou mimo agendu, ale je důležité je diskutovat, měla by být tato témata jasně zachycena a umístěna na „parkoviště“ pro budoucí zvážení a diskusi nebo pro diskrétní setkání. Majitel schůzky si vyhrazuje právo umožnit menší divergentní diskusi, pokud to podporuje celkový účel schůzky.

Uchovávejte a distribuujte poznámky a zápisy o schůzkách

Někdo jiný než organizátor schůzky by si měl mít o schůzce zápis. Dobré zaznamenání zápisu bude zahrnovat:

• Čas schůzky, datum, místo
• Popis účelu
• Kopie pořadu jednání
• Seznam účastníků a seznam těch, kteří se nezúčastnili
• Podrobný souhrnný přehled závěrů, akcí, odpovědností a termínů pro dokončení. Mnoho oznamovatelů používá agendu jako vodítko pro výpis závěrů a akcí.
• Plánované následné setkání, pokud je to skutečně potřeba.

Ideálně distribuujte poznámky ze schůzky co nejdříve po ukončení schůzky a absolutně do jednoho pracovního dne. Zápisy a poznámky slouží jako důležitá připomínka pro účastníky a také jako zdroj informací pro další zúčastněné strany nebo pro ty, kteří schůzi zmeškali. Zápisy jsou skvělým nástrojem k tomu, abychom lidem a týmům připomněli jejich odhodlané následné akce.

Sečteno a podtrženo

Je možné, že setkání povede k pozitivnímu výsledku, pomůže pohnout projekty a lidé kupředu, prostě na to nepočítejte. Nějaká pečlivost a úmyslné posílení vašich technik řízení schůzek zlepší vaše šance na dosažení skvělého výsledku.