Získejte podporu vedoucího vedení v řízení projektů
Obsah
- Odpovědnost výkonného sponzora
- Přítomnost výkonného sponzora
- Organizační řešení role
- Kroky k získání výkonné podpory
- The Final Pitch
Projektoví manažeři mají těžkou práci. Z povahy své role přebírají odpovědnost za vytvoření efektivního týmu, který bude sledovat a uspět s novými iniciativami. Protože projekty mohou zahrnovat veškerou práci ve firmě, je každý projekt novým dobrodružstvím.
Jedním z nejdůležitějších faktorů podporujících úspěšnost projektu je přítomnost účinného, angažovaného výkonného sponzora. Přestože manažeři projektů vědí, že výkonní sponzoři dělají hodně, aby pomohli projektu uspět, mnoho vedoucích pracovníků nechápe, jak mohou pomoci nebo co dělat.
Odpovědnost výkonného sponzora
Výkonný sponzor je zásadní pro úspěch projektu. Existuje mnoho důvodů, proč projekty selhávají, ale nedostatek podpory v organizaci by neměl být jedním z nich. Výkonní sponzoři by měli:
- Převezměte odpovědnost na úrovni projektu za výsledek projektu
- Charta projektu a udělení oprávnění vedoucímu projektu a hlavním členům týmu
- Podpořte úsilí projektového týmu o zdroje a viditelnost
- Zajistěte přítomnost a podporu efektivních týmových hodnot, včetně odpovědnosti a transparentnosti
- Podpořte tým tváří v tvář mimořádným obtížím
- Obhajujte projektový tým před zásahy do organizace
- Zůstaňte zapojeni a zajatí
- Pokud je iniciativa neúspěšná, buďte zodpovědní jako vedoucí projektu a členové týmu
Přítomnost výkonného sponzora
Při absenci podpůrného výkonného sponzora spadají všechny výše uvedené odpovědnosti na již přetíženého projektového manažera, který obvykle postrádá vliv s jinými manažery nebo vedoucími pracovníky, kteří mohou být vůči projektu odolní.
Nedostatek účinného sponzora zvyšuje riziko projektových problémů, mimo jiné selhání, suboptimálního výkonu, zvýšených nákladů a kvalitativních cílů a možného zvýšeného zmatku týmu.
Jednoduše řečeno, přítomnost účinného výkonného sponzora je pozitivním tvůrcem rozdílů pro projekt, který sponzorovali. Vzhledem ke zřejmé důležitosti úlohy by bylo rozumné předpokládat, že většina organizací bere svou práci s výkonnými sponzory vážně.
Organizační řešení role
I když by bylo rozumné očekávat, že většina firem bude ukazovat vyspělé postupy týkající se úlohy výkonného sponzora v době, kdy jsou postupy řízení projektů dobře zavedeny, je situace přesně opačná.
- Mnoho firem nemá žádné formální praktiky ohledně výkonného sponzorství
- Jen málo firem má formalizované školení nebo standardizovaný popis role a odpovědnosti sponzora
- Vzácná je firma, která poskytuje školení pro své výkonné sponzory
- O odpovědnosti sponzora za úspěch projektu existuje jen malá konzistentní shoda
- Většina projektových manažerů vyjadřuje zklamání z nedostatku podpory ze strany sponzorů
Podle Institutu pro řízení projektů v roce 2018 nemělo 38% dotázaných organizací aktivních výkonných sponzorů projektů.
I když současný stav praxe výkonného sponzorství může ponechat prostor pro zlepšení, projektoví manažeři nemají jinou možnost, než pokračovat ve svých iniciativách. Existuje však několik kroků, které mohou vedoucí projektů podniknout k získání tolik potřebné výkonné podpory.
Kroky k získání výkonné podpory
- Přijměte sponzora. Pokud má váš projekt strategické důsledky pro vaši firmu, buď přímo pro zákazníky, nebo nepřímo tím, že umožňuje efektivnější a efektivnější interní aktivity na podporu zákazníků, měli byste najmout sponzora. Pro posílení důležitosti projektu a požádání o pomoc přímo spolupracujte se svým vedoucím zprávy nebo vedoucím vaší kanceláře pro řízení projektů. Zdůrazněte roli a odpovědnosti sponzora a poukazujte na průmyslový výzkum, který koreluje úspěšnost projektu a efektivní sponzorství.
- Trénujte svého sponzora. Zdůrazněte roli sponzora jako strategickou, nikoli taktickou nebo jako loutka. Většina vedoucích pracovníků přichází do role sponzora bez formálního výcviku nebo dokonce kontextu jejich odpovědnosti. Zatímco jste v poněkud nepříjemné roli školení výkonné moci, většina z těchto jednotlivců ocení váš kontext a vedení. Při nástupu na výkonného sponzora byste se měli zaměřit především na otázky odpovědnosti, posílení hodnot a ochrany týmu.
- Aktivně zapojte a zapojte sponzora. Nejlepší vztahy mezi projektovým manažerem a výkonným sponzorem jsou vysoce interaktivní. Je důležité, aby obě strany zavedly jasný komunikační protokol pro aktualizace projektových činností a pro hlášení a reakci na mimořádné události. Vedoucí projektu by měl povzbuzovat výkonného sponzora, aby se čas od času účastnil schůzek nebo schůzek týmů, aby projevil skutečný zájem, a aby sloužil jako aktivní roztleskávačka pro organizaci pro úspěch týmů.
- Požádejte o podporu od svého sponzora. Vždy je užitečné mít někoho, kdo má více zkušeností, než pozorujete a nabízíte konstruktivní a pozitivní zpětnou vazbu a koučování na svůj výkon.
- Využijte sponzora pečlivě pro velké problémy. Dávejte pozor, abyste příliš nevyužili svého sponzora pro taktické problémy. Nejlepším využitím vašeho sponzora je zajištění zabezpečených zdrojů, které slouží jako mluvčí projektového týmu pro širší skupinu vedení a pomáhá vám posilovat základní týmové hodnoty.
The Final Pitch
Role výkonného sponzora je pro projektové iniciativy jedním z důležitých dílků úspěchu. Úspěšní projektoví manažeři chápou, jak je tato role důležitá, a snaží se získat výkonnou podporu na správné úrovni a intenzitě.
Pokud sponzor chybí nebo je vágní, vezměte na sebe nábor a / nebo zaškolte své výkonné sponzory, aby vás, váš tým a vaši firmu podporovali k úspěchu.
