Důležité prezentační dovednosti pro úspěch na pracovišti

Obsah

• Co jsou prezentační dovednosti?
• Prezentační fáze
• Typy prezentačních dovedností
• Analytické
• Organizace
• Neverbální komunikace
• Prezentační software
• Řečnictví
• Výzkum
• Verbální komunikace
• Psaní
• Více prezentačních dovedností
• Jak vaše dovednosti vyniknout

Ať už jste vedoucí pracovník na vysoké úrovni nebo administrativní asistent, rozvoj vašich prezentačních dovedností je jedním z klíčových způsobů, jak vylézt v kancelářské práci. Vůdci se rozhodují na základě informací sdílených v prezentačním formátu a téměř žádný podnik nezmění názor, aniž by nejprve viděl přesvědčivou prezentaci.

Ne všechny prezentace se konají na formálním setkání. Mnoho prezentačních dovedností je relevantní pro individuální konzultace nebo prodejní hovory.

Je důležité, aby každý zaměstnanec úřadu věděl, jaké kroky vedou k vytvoření efektivní prezentace a jaké dovednosti prezentace jsou pro zaměstnavatele nejdůležitější.

Zdůraznění těchto dovedností vám také pomůže vyniknout při hledání zaměstnání.

Co jsou prezentační dovednosti?

Prezentační dovednosti se vztahují ke všem kvalitám, které potřebujete k vytvoření a poskytování jasné a efektivní prezentace. I když na prezentaci záleží, zaměstnavatelé si cení i schopnosti vytvářet podpůrné materiály, například diapozitivy. Váš potenciální zaměstnavatel může chtít, abyste kolegům předával briefingy a zprávy, vedl školení, poskytoval informace klientům nebo plnil řadu dalších úkolů, které zahrnují přednášení před publikem.

Poskytování poutavých a snadno srozumitelných rozhovorů je hlavní složkou silných ústních komunikačních dovedností, které jsou vyžadovány pro mnoho pozic.

Prezentační fáze

Každá prezentace má tři fáze: přípravu, doručení a následnou kontrolu. Všechny prezentační dovednosti zapadají do jedné z těchto tří fází.

Příprava zahrnuje výzkum a budování prezentace. To může znamenat vytvoření celého textu (nebo alespoň psaní poznámek) a vytvoření jakýchkoli snímků a dalších podpůrných vizuálních / zvukových materiálů. Musíte se také ujistit, že příslušné místo je předem k dispozici a správně nastaveno a zda projektor funguje (pokud ho budete potřebovat) a že se připojí k vašemu notebooku. Budete také chtít procvičit svou prezentaci tolikrát, kolikrát potřebujete, abyste se cítili pohodlně a poskytovali ji s lehkostí a sebedůvěrou ve lhůtě vyhrazené pro prezentaci.

Dovednosti spojené s přípravou zahrnují:

• Provádění výzkumu související s tématem vaší prezentace
• Navrhování grafů a grafů zobrazujících vaše výsledky výzkumu
• Naučte se o svém publiku lépe přizpůsobit svou prezentaci jejich potřebám
• Vytváření digitálních snímků
• Rozdělení prezentace na části přiměřené délky
• Efektivní využívání statistik k přesvědčování publika
• Začlenění konkrétních příkladů a příběhů pro ilustraci bodů a udržení pozornosti publika
• Příprava letáků nebo digitálních referencí, aby publikum nebylo zaujato zapisováním poznámek
• Efektivní propagace prezentací k vytvoření vhodného publika

dodávka je část, kterou vidí publikum. Dobré doručení závisí na pečlivé přípravě a sebevědomé prezentaci a vyžaduje vlastní sadu výrazných dovedností.

Dovednosti související s dodávkou zahrnují:

• Poskytuje pozornost upoutávající pozornost na přednášku
• Poskytnutí shrnutí toho, co bude pokryto pro představení prezentace a poskytnutí kontextu
• Používání řeči těla a očního kontaktu zprostředkuje energii a důvěru
• Pozastavení pro zdůraznění klíčových bodů
• Modulační hlasový tón pro zdůraznění
• Jasné a hladké vyjádření
• Injekční humor
• Mluvíme s nadšením a animací
• Promítání důvěry
• Shrnutí klíčových bodů na závěr
• Otázky k objasnění bodů

Následovatzahrnuje řádné rozebrání a uložení jakéhokoli zařízení, kontaktování členů publika, se kterými jste souhlasili s další komunikací, a vyžádání, shromažďování a analýza zpětné vazby. V některých prezentacích můžete shromažďovat informace od členů publika - například jména a kontaktní informace nebo vyplněné průzkumy -, které musíte také uspořádat a uložit.

Dovednosti související s následnými opatřeními zahrnují:

• Vytvoření formuláře pro vyhodnocení zpětné vazby od účastníků
• Interpretace zpětné vazby z hodnocení a úpravy obsahu a / nebo doručení pro budoucí prezentace
• Organizace databáze účastníků pro budoucí prezentace
• Rozhovory s klíčovými účastníky za účelem získání další zpětné vazby
• Zasílání prezentačních e-mailů účastníkům

Typy prezentačních dovedností

Analytické

Nejlepší moderátoři neustále zlepšují své dovednosti. Chcete-li se zlepšit, musíte být schopni se poctivě podívat na svůj výkon, posoudit zpětnou vazbu, kterou získáte, a zjistit, co musíte udělat pro zlepšení. To vyžaduje analytické myšlení.

Ještě důležitější je, že musíte mít pevné informace o informacích, které se chystáte sdělit ostatním. Musíte analyzovat své publikum a být připraveni rychle přemýšlet, pokud budete mít otázky, které vás nutí prokázat, že jste si plně vědomi materiálu a jeho důsledků.

• Citlivost problému
• Podávání zpráv
• Průzkum
• Optimalizace
• Prediktivní modelování
• Řešení problému
• Restrukturalizace
• Strategické plánování
• Integrace
• Řízení procesu
• Průběžné zlepšování
• Diagnostika
• Rozdíl
• Vyhodnocování
• Rozsudek

Organizace

Nechcete být osobou, která tráví polovinu svého času na prezentaci a snaží se najít kabel pro připojení notebooku k projektoru. Těsně před prezentací se může pokazit mnoho věcí a pravděpodobně ano, pokud nejste organizováni.

Příprava prezentace také znamená sledování poznámek, informací a časů zahájení / zastavení.

Prezentace, která přesahuje polovinu času, je problematická, stejně jako ta, která je příliš dlouhá.

Nakonec budete chtít korigovat a doladit všechny materiály, které chcete použít pro prezentaci.

• Plánování akce
• Auditování
• Benchmarking
• Prioritizace
• Vedení záznamů
• Plánování
• Důraz na detail
• Rychlé myšlení

Neverbální komunikace

Při rozhovoru s publikem může být způsob, jakým se prezentujete, stejně důležitý jako způsob, jakým prezentujete své informace. Chcete vypadat sebevědomě a poutavě. Toho můžete dosáhnout dobrým držením těla, použitím gest rukou a kontaktem s publikem. Procvičte si neverbální komunikaci natáčením se na cvičení a pečlivým pozorováním řeči vašeho těla.

• Aktivní poslouchání
• Ložisko
• Viset
• Důvěra
• Emoční inteligence
• Respekt
• Usnadnění skupinové diskuse
• Povědomí o etnické, politické a náboženské rozmanitosti

Prezentační software

Microsoft PowerPoint je dominantní software používaný k vytváření vizuálních pomůcek pro prezentace. Naučte se ji používat dobře, včetně zvláštních funkcí mimo základní šablony, které mohou skutečně oživit prezentaci. I když pro vás vaše prezentace připravuje někdo jiný, pomůže vám to vědět, jak používat software v případě změn na poslední chvíli.

• Microsoft Office
• Design
• Keynote
• Prezentace Google
• Adobe Presenter

Řečnictví

Musíte mluvit pohodlně a poutavě, když mluvíte před živým publikem, i když nejste. To může trvat roky praxe a někdy řečnická řeč prostě není pro určité lidi. Nepříjemný moderátor je výzvou pro všechny. Naštěstí se dovednosti v oblasti mluvení na veřejnosti mohou zlepšit.

• Artikulace
• Zapojení
• Posouzení potřeb publika
• Poradenství
• Zpracování obtížných otázek
• Ovládání úzkosti ve výkonu
• Zapamatování
• Modulační hlasový tón

Výzkum

Výzkum je prvním krokem při přípravě většiny prezentací a může se pohybovat od víceletého procesu až po strávení 20 minut online, v závislosti na kontextu a předmětu. Přinejmenším musíte být schopni jasně vymezit výzkumné otázky, identifikovat vhodné informační zdroje a uspořádat své výsledky.

• Brainstorming
• Spolupráce
• Analýza velkých dat
• Obchodní inteligence
• Výpočet
• Analýza případů
• Příčinné vztahy
• Klasifikace
• Srovnávací analýza
• Interpretace dat
• Deduktivní uvažování
• Induktivní odůvodnění
• Průzkum vyhledávače

Verbální komunikace

Řečnictví je jednou z forem verbální komunikace, ale pro dobrou prezentaci budete potřebovat jiné formy. Konkrétně musíte vědět, jak odpovědět na otázky. Měli byste být schopni porozumět otázkám, které položilo vaše publikum (i když jsou zvláštní nebo špatně formulované), a poskytovat úctyhodné, čestné a přesné odpovědi, aniž byste se dostali mimo téma.

• Aktivní poslouchání
• Zaměřit se
• Empatie
• Zpracování obtížných otázek
• Asertivita
• Poradenství
• Potvrzení
• Výslovnost

Psaní

Možná potřebujete písemný skript, ale musíte předem naplánovat, co řeknete, v jakém pořadí a v jakém detailu. Pokud můžete napsat soudržnou esej, můžete naplánovat prezentaci.

• Gramatika
• Pravopis
• Slovní zásoba
• Korektura
• Budování obrysů
• Psaní poznámek
• Značky dokumentů

Více prezentačních dovedností

• Shrnutí
• Odbyt
• Přesvědčení
• Poskytování anekdot pro ilustraci bodu
• Humor
• Výcvik
• Zkouší
• Navrhování letáků
• Rozpoznávání a odporování námitkám
• Předkládání sondovacích otázek vyvolává podrobnější informace o konkrétních problémech
• Přijímání kritiky bez obrany
• Vyhýbat se příliš častému mluvení nebo přerušování ostatních
• Předvídání obav ostatních
• Znalost produktu
• Formát SWOT analýzy
• Podpůrná prohlášení s důkazy
• Vícejazyčné
• Smlouvy
• Práce s recenzenty
• Konzistence
• Vývoj a údržba standardních operačních postupů (SOP)
• Vypracování prohlášení o návrhu
• Tvořivost
• Logika
• Vytváření a řízení očekávání
• Motivace
• Koučování

Jak vaše dovednosti vyniknout

ZAHRNUJTE ZRUČNOSTI NA VAŠE ZDROJ Pokud je to možné, můžete tato slova uvést ve svém shrnutí nebo nadpisu.

VYSVĚTLIVÉ ZRUČNOSTI VE VAŠEM PÍSEMNÉM PÍSMENU Uveďte jednu nebo dvě konkrétní prezentační dovednosti a uveďte příklady případů, kdy jste tyto vlastnosti na pracovišti prokázali.

ZOBRAZTE VAŠE PREZENTAČNÍ ZRUČNOSTI V ROZHODCÍCH PRÁCEBěhem pohovoru můžete být požádáni o ukázku prezentace. V tomto případě budete chtít tyto dovednosti ztělesnit během prezentace. Například budete chtít předvést své ústní komunikační dovednosti jasným a stručným mluvením během prezentace.