Proměňte těchto 5 běžných typů obchodních jednání na produktivní události

Obsah

• Odstraňte aktualizace „Go Around the Table“
• Aktualizace prostřednictvím technologie
• Nestrukturované brainstormingové schůzky
• Přehledy hloubkových operací
• Odebrat spontánní rozhodování
• Závěrečné myšlenky

Nemusíte hledat příliš daleko, abyste našli články od odborníků na správu času. Provedený guru a další vědci se scházejí se schůzkami a navrhují, abyste se vyhnuli těmto, často pracným podnikovým časovým ztrátám, aby se jim zmenšili nebo jinak upustili.

Nicméně někdy se musíme jen setkat. Během schůzek existuje několik dobře definovaných metod vedení produkčního setkání. Některé techniky, které můžete použít při používání těchto metod, pomohou vašim schůzkám zvýšit produktivitu a plynulost.

Odstraňte aktualizace „Go Around the Table“

Znáš toto setkání. Naplňte osmnáct lidí v místnosti a poté požadujte, aby každý sdílel aktualizaci, která obvykle zní jako pokusy ospravedlnit existenci.

Generální ředitelé a vedoucí představitelé jsou pro tyto schůzky známí a naivně věří, že to je skvělý způsob, jak všichni slyšet, co se děje v celé firmě. Ve skutečnosti se lidé většinou naladí a soustředí se na plánování své vlastní aktualizace, kterou nikdo nebude poslouchat.

Místo toho byste mohli sdílet relevantní zprávy, včetně finančních výsledků, velkých vítězství zákazníků nebo aktualizací iniciativ celé organizace. Rovněž rozšířte nabídku pro jednotlivce, abyste mohli upozornit na důležité problémy.

Pokud došlo k něčemu pozoruhodnému a ne všeobecně známému, měl by to někdo sdílet. Pokud jedna skupina potřebuje pomoc od jiné skupiny, zvedněte požadavek. V opačném případě nevynuťte všechny účastníky ke sdílení.

Aktualizace prostřednictvím technologie

Není třeba svolat schůzku pro něco, co můžete vyhledat. Využijte technologické nástroje dne a zajistěte, aby vaše pracovní týmy udržovaly aktuální a viditelnou aktualizaci stavu, kde ji všichni uvidí kliknutím myši.

Pokud se musíte setkat, zkraťte plánovanou dobu schůzky na polovinu nebo použijte agilní přístupy a spusťte krátké „stand-up“ schůzky. Buďte drakoničtí ohledně odbočení a rozptýlení, které tyto sezení prodlužují. Zaměřte se na sdílení stavu “a požadujte, aby lidé řešili problémy mimo toto fórum.

Nestrukturované brainstormingové schůzky

Pracujte na definování tématu brainstormingu a sdílejte ho s pozvanými před sezením. Shromažďujte jejich příspěvky a konsolidujte je a zveřejňujte je nebo je sdílejte bez připsání myšlenkám. Pomocí živé relace můžete skočit a stavět na předložených nápadech a přidávat je do seznamu.

Odolejte nutkání hodnotit nápady v této relaci. Zahrňte další techniky, které minimalizují socializační tlaky, jako je psaní mozků. A především, sjednotit myšlenky a vytvořit proces nesouladu typu k jejich vyhodnocení. Jakmile jsou řádně vyhodnoceny, archivujte je pro snadnou skupinovou orientaci v budoucích relacích a situacích.

Přehledy hloubkových operací

Ponechte hluboké ponory a firemní zkoušky soukromé a zaměřte se na sdílení klíčových provozních ukazatelů, problémů a příležitostí. Skupinové setkání není časem ani místem, kde se roztrhne oblast s nedostatečnou výkonností nebo jednotlivec.

Na místě zaveďte následnou schůzku, ale nepodléhejte všem ostatním vaší viditelné křížové zkoušce v této záležitosti. Nepokračujte v odpovědnosti za zlepšování, ale eliminujte veřejné hanby ze svých schůzek.

Odebrat spontánní rozhodování

Kupodivu je zasedací místnost jedním z nejhorších míst pro rychlé rozhodování. První vydání problému a výzva k rozhodnutí staví lidi na místo. Rozhodnutí obvykle vyžadují informace a přípravu. Nesmějí mít před sebou příslušné informace nebo být o této záležitosti informováni.

Namísto toho byste mohli pracovat před skupinovými schůzkami a zapojit klíčové zúčastněné strany do otázek a možností. Vyžádejte si jejich vstup, nabídněte své perspektivy a pracujte na zprostředkování sdílených zájmů. Pomocí fóra pro schůzku můžete ověřit zájmy zúčastněných stran a určit jejich doporučení.

I když možná nebudete mít okamžité rozhodnutí bez dalšího kroku nebo dvou, posílíte své pracovní vztahy s prací před relací a ušetříte tím čas.

Závěrečné myšlenky

Lidé jsou přirozeně komunální tvorové. Přestože existuje celá řada technologických nástrojů, které nám umožňují připojit se, aniž bychom byli na stejném místě, někdy to pomáhá být tváří v tvář.

Využijte tento čas moudře a projevte svůj respekt k účastníkům tím, že vytvoří setkání, která minimalizují investovaný čas a maximalizují sdílení vysoce kvalitních informací v neohrožujícím prostředí.