Jak formátovat profesionální e-mailovou zprávu

Obsah

• Předmět
• Oslovení
• Tělo zprávy
• Naformátujte svou e-mailovou zprávu
• Zahrnout e-mailový podpis
• Nezapomeňte na přílohy
• Šablona e-mailové zprávy
• Šablona e-mailové zprávy
• Příklad profesionální e-mailové zprávy (pouze text)

Když posíláte dotaz na práci nebo se ucházíte o práci, je důležité, abyste svůj e-mail naformátovali stejně profesionálně jako jakýkoli jiný obchodní dopis. Koneckonců, každý - včetně náborových pracovníků a náborových manažerů - dostává spoustu e-mailů. Ujistěte se, že vaše e-maily vynikají kvůli obsahu, a nikoli kvůli nedbalým chybám, špatnému formátování nebo příliš neformálnímu jazyku.

Ve svých e-mailech použijte čitelné písmo ve velikosti 10 nebo 12 bodů. Odesílejte e-maily související s hledáním zaměstnání z profesionální e-mailové adresy - v ideálním případě by vaše e-mailová adresa měla obsahovat pouze kombinaci vašeho křestního jména a příjmení nebo křestního jména a příjmení. Při odesílání korespondence při hledání zaměstnání a formátu e-mailové zprávy, kterou byste měli použít při odesílání e-mailových zpráv souvisejících se zaměstnáním, je třeba uvést následující informace.

Předmět

Nezapomeňte do svého e-mailu uvést řádek předmětu.

Pokud některou z nich zapomenete, vaše zpráva se pravděpodobně ani neotevře. Pomocí předmětu zadejte shrnutí, proč odesíláte e-maily. Některé příklady silných témat:

• Žádost o marketingový spolupracovník - Jane Smithová
• Informační žádost o rozhovor
• Děkuji - Marketing Associate Interview
• Doporučeno [Jméno osoby] pro [Informační rozhovor, Diskutovat o XYZ atd.]

Oslovení

Pokud máte kontaktní osobu, adresujte svůj e-mail na Vážený pane / paní. Příjmení. Pokud je to možné, zjistěte jméno manažera najímání. Tyto informace jsou někdy uvedeny v seznamu úloh. Pokud tomu tak není, použijte kontaktní osoby k určení kontaktní osoby pomocí stránek jako LinkedIn, nebo si prohlédněte informace na webových stránkách společnosti.

Pokud existuje kontaktní číslo, můžete také zavolat na recepci společnosti a zjistit, zda recepční může poskytnout informace.

Zkontrolujte také svou vlastní síť: Znáte někoho, kdo pracuje ve společnosti a mohl by sdílet další informace?

Pokud jméno kontaktní osoby nemáte, jednoduše svůj e-mail zašlete na adresu Dear Hiring Manager. Další možností je nezahrnout pozdrav a jednoduše začít prvním odstavcem zprávy.

Tělo zprávy

Zkopírujte a vložte průvodní dopis do e-mailové zprávy nebo napište motivační dopis do těla e-mailové zprávy. Pokud vás zveřejnění úkolu požádá o zaslání životopisu jako přílohy, odešlete životopis jako dokument PDF nebo Word. Když se ptáte na dostupné pozice nebo síťování, ujasněte si, proč píšete, a účel vaší e-mailové zprávy.

Naformátujte svou e-mailovou zprávu

Vaše e-mailová zpráva by měla být naformátována jako typické obchodní písmeno s mezerami mezi odstavci a bez překlepů nebo gramatických chyb. Nezaměňujte délku s kvalitou - mějte svůj e-mail krátký a do bodu. Vyhněte se příliš komplikovaným nebo dlouhým větám. Usnadněte příjemcům e-mailu, aby rychle prohledali váš e-mail a zjistili, proč vám zasílají e-maily.

Korigujte to, stejně jako byste měli jakoukoli jinou korespondenci. Pokud se opravdu obáváte překlepů, zvažte vytištění konceptu e-mailu. Často je snazší zachytit překlepy a gramatické chyby na papírové kopii než při prohlížení na obrazovce. Podívejte se na šablonu e-mailové zprávy a ukázkovou e-mailovou zprávu níže a zjistěte, jak by vaše zpráva měla vypadat.

Zahrnout e-mailový podpis

Je důležité vytvořit e-mailový podpis a zahrnout váš podpis do každé zprávy, kterou odešlete. Do svého e-mailového podpisu uveďte své celé jméno, svou e-mailovou adresu a vaše telefonní číslo, aby manažer náboru viděl na první pohled, jak vás kontaktovat. Můžete také přidat odkaz na svou profilovou stránku nebo webovou stránku LinkedIn, aby náboráři a vedoucí pracovníci najali snadno o vás další informace.

Nezapomeňte na přílohy

Odeslání e-mailu s hledáním práce často vyžaduje připojení souborů, životopis, portfolio nebo jiné ukázkové práce. Než stisknete tlačítko „odeslat“, zkontrolujte, zda jste připojili všechny soubory uvedené v e-mailu.

Šablona e-mailové zprávy

Následující šablona e-mailové zprávy uvádí informace, které je třeba zahrnout do e-mailových zpráv odeslaných při hledání úlohy. Použijte šablonu jako vodítko k vytvoření přizpůsobených e-mailových zpráv, které budou zasílány zaměstnavatelům a připojením.

Šablona e-mailové zprávy

Předmět řádku e-mailové zprávy: Pozice vedoucího obchodu - vaše jméno

Oslovení:

Vážený pane / paní. Příjmení nebo Vážení vedoucí pracovníci:

První odstavec:

První odstavec dopisu by měl obsahovat informace o tom, proč píšete. Buďte jasní a přímí - pokud se ucházíte o práci, uveďte název pracovní pozice. Pokud chcete informační rozhovor, uveďte to ve svých úvodních větách.

Střední odstavec:

V další části e-mailové zprávy byste měli popsat, co musíte zaměstnavateli nabídnout, nebo pokud píšete o pomoc, jaký druh pomoci hledáte.

Závěrečný odstavec:

Uzavřete průvodní dopis poděkováním zaměstnavateli za to, že vás zváží na pozici nebo vaše spojení za pomoc při hledání zaměstnání.

Podpis e-mailu:

Jméno Příjmení

Emailová adresa

Telefon

Profil LinkedIn (volitelné)



Příklad profesionální e-mailové zprávy (pouze text)

Předmět: Přizpůsobit hledání pozice fakulty - vaše jméno

Vážený pane / paní / dr. Příjmení,

Píšu dnes, abych se zeptal na možnost požádat o místo asistenta učitele na vaší univerzitě. Letos v létě se stěhuji do vaší oblasti. Vaše jméno mi dal doktor Nelson, který byl jedním z mých profesorů na University of Northern Realms.

Mám magisterský titul v domorodých studiích na University of Northern Realms a během studia jsem pomáhal s několika třídami.

Kromě toho mám zájem dozvědět se více o vašem Ph.D. program v Severní Americe. Možná můžeme naplánovat schůzku, abych se mohl o programu dozvědět více.

Připojil jsem svůj životopis pro vaše prozkoumání. Děkuji za váš čas a doufám, že se brzy ozveme.

Jméno Příjmení
Emailová adresa
Telefon
Profil LinkedIn (volitelné)