Tipy pro vedení týmu projektu

Obsah

• Odpovědnost za adresu na schůzce Kickoff
• Zvýrazněte propojení úkolů
• Získejte veřejné závazky k akčním položkám
• Veřejně sledovat akce
• Konfrontovat špatný výkon
• Eskalujte problémy s výkonem, když je to nutné

Odpovědnost, která je rozhodující pro úspěch každého projektu, neznamená, že vedoucí projektu musí hlídat, mikromanage nebo procházet lidi, aby se vše dařilo. Taková taktika často způsobuje spory a nepřátelství vůči vedoucímu projektu. Lepší přístup, který může projektový manažer zaujmout, není tím, kdo je jediným člověkem, který drží lidi na zodpovědnosti, ale také zmocňuje celý tým, aby hájil odpovědnost za projekt. Zde je šest způsobů, jak začlenit odpovědnost do projektu:

Odpovědnost za adresu na schůzce Kickoff

Schůzka pro zahájení projektu je časem, aby se tým projektu nadchl projektem a stanovil očekávání, jak bude projekt probíhat. Stanovení odpovědnosti předem jako základního principu projektu je zásadní.

Na úvodním setkání sponzor projektu a vedoucí projektu objasňují svá očekávání. Sponzor projektu poznamenává, jak budou odpovědného vedoucího projektu a jak bude mít vedoucího projektu odpovědnost za všechny ostatní.

Odpovědnost se nekončí. Na základě těchto bodů projektový manažer informuje členy týmu o tom, že očekávají, že jim budou také odpovídat. Projektový manažer také poznamenává, jak očekávají, že se členové týmu budou navzájem zodpovídat. Volání jeden druhého je podporováno, pokud všichni členové týmu zachovávají profesionalitu a respekt k ostatním.

Tato prohlášení stanoví jasný systém odpovědnosti. Projektový manažer je v konečném důsledku odpovědný za úspěch projektu, ale k úspěchu projektový manažer očekává, že všichni budou odpovědní a že budou mít za sebe navzájem zodpovědnost.

Zvýrazněte propojení úkolů

Projekty téměř vždy zahrnují vzájemně závislé úkoly. Aby byl projekt úspěšný, je třeba postupovat postupně. Protože vedoucí projektu stanoví týmu podrobnosti o projektu, měl by být projektový manažer záměrem zdůraznit, jak se úkoly protínají.

Někdy jsou úkoly spuštěny současně. Může se to stát z nutnosti nebo v zájmu účinnosti. Po dokončení úkolů jsou jejich pracovní produkty použity k použití v následující úloze. Struktura odpovědnosti funguje jako v příkladu výše. Ti, kteří pracují na následném úkolu, považují ty, kdo pracují na předchozích úkolech, za odpovědné.

Vedoucí projektu, který ukazuje členům týmu, jak úkoly souvisejí jeden s druhým a jak každý člen týmu musí dělat dobrou práci ve prospěch ostatních členů týmu, projektový manažer motivuje členy týmu, aby se navzájem zodpovídali.

Pokud jeden člen týmu nemůže zahájit úkol, dokud jiný člen týmu nedokončí svůj úkol, má závislý člen týmu zásadní zájem na úspěchu druhého člena týmu a tento člen týmu bude odpovědný za včasný a vysoce kvalitní výkon.

Získejte veřejné závazky k akčním položkám

Jedním z důvodů, proč vedoucí projektu pořádají schůzky týmu, je stanovení dalších kroků na základě toho, jak projekt postupoval. Pokud je to možné, měly by se věci postupovat podle plánu, ale když se objeví neočekávané problémy, je třeba je řešit.

Bez ohledu na to, kdo souhlasí s řešením problému, člen týmu, který se ujme úkolu, by měl projektový manažer zdokumentovat, co je třeba udělat a do kdy by měl být dokončen.

Akční položka by pak měla být zahrnuta do poznámek o schůzce nebo do protokolu položek akcí. Různé filozofie řízení projektů to dělají odlišně. Klíčem je zapsat položky akcí pro budoucí použití.

Veřejně sledovat akce

Když se členové týmu zavazují, musí se celý tým spolehnout na dokončení úkolu. Odepsání těchto závazků je skvělé, ale úkoly je třeba dokončit.

Při přidělování úkolů by měl vedoucí projektu sledovat, zda členové týmu dodržují své slovo. Nejlepší část sdílení odpovědnosti je, že projektoví manažeři nemusí být zlí.

Jakmile manažer projektu vytvoří atmosféru odpovědnosti, není třeba, aby projektový manažer obtěžoval někoho, kdo ho nedrží. Skupinová dynamika se postará o situaci. Tlak vrstevníků může pracovat pozitivně. Projektový manažer musí pouze upozornit na položku akce a nechat odpovědnou osobu promluvit.

Čas od času může být nutné, aby projektový manažer položil sondovací otázky o tom, proč nebyl splněn závazek, ale obvykle bude odpovědná osoba přicházet o chybách, nesprávných výpočtech nebo barvách a přijme nový závazek k dokončení původní položky akce a možná odčinit jakýkoli pokles výkonu.

Konfrontovat špatný výkon

Špatný výkon člena projektového týmu je problém, který musí manažeři projektu řešit rychle a diplomaticky. Pokud ostatní členové projektového týmu vidí, že je špatný výkon tolerován, jejich motivace poklesne a jejich výkon se pravděpodobně sníží.

Projektoví manažeři však nemohou bzučet řezat chudé umělce, když nesplňují očekávání. Jedná se o vyrovnávací akt mezi rychlou manipulací s věcmi a lidskou manipulací.

Špatný výkon sám o sobě nezmizí. Nelze si dovolit setrvávat, přesto si vedoucí projektů musí dovolit chudým výkonným umělcům čas na to, aby své chování napravili, jakmile budou upozorněni.

Eskalujte problémy s výkonem, když je to nutné

Pokud řešení špatného výkonu jeden na jednoho nefunguje, musí vedoucí projektu eskalovat problém vedoucímu týmu. Pokud se to nezdaří, může být nutné zasáhnout sponzor projektu.

Před eskalováním problému na sponzora projektu by měl vedoucí projektu vyčerpat všechny ostatní možnosti. V případě špatného výkonu by měl být projektový manažer konkrétní se sponzorem projektu a měl by vydávat doporučení k vyřešení problému.

Pokud například vedoucí projektu požaduje, aby člen týmu poradil například druhý řádek, měl by to říci projektový manažer. Pokud vedoucí projektu požaduje, aby byl člen týmu nahrazen, měl by takový projektový manažer podat takovou žádost. Projektový manažer by měl poskytnout možnosti a zdůraznit výhody a nevýhody každé možnosti.