Dejte svému šéfovi důvěru s plánem řízení rizik

Obsah

• Co je řízení rizik v řízení projektů?
• Plánování řízení rizik
• Proces řízení rizik v 5 krocích
• Krok 1: Zahajte
• Krok 2: Identifikujte
• Krok 3: Vyhodnoťte
• Krok 4: Plánujte odpovědi
• Krok 5: Implementujte

Nejlepší projektoví manažeři mají plnou důvěru svého přímého manažera a sponzora projektu. Vedoucí jejich projektů jim věří, když říkají, že potřebují další financování, více zdrojů nebo pomoc při řešení problému.

Když pracujete v rizikových situacích, potřebujete správnou sadu. Stejně jako turista s batohem lana a mačkami potřebujete i nástroje k řešení projektového rizika.

Můžete posílit důvěru svého manažera ve svůj projekt pomocí plánu řízení rizik. Jednoduchý pětikrokový proces může nesmírně změnit způsob, jakým váš šéf vidí váš projekt (a vy).

Co je řízení rizik v řízení projektů?

Řízení rizik v řízení projektů je proces identifikace, hodnocení a reakce na projektová rizika.

Rizika projektu jsou věci, které by mohly ovlivnit projekt (pozitivně nebo negativně, ale obecně lidé interpretují riziko jako události, které by měly negativní dopad na projekt).

Ať už je váš projekt velký nebo malý, bude s ním spojená rizika. Tato rizika by mohla být cokoli od rizika, že vaše školní průvod bude pršet, až po riziko zvýšení ceny na kritickou součást vaší nové desky s obvody.

Riziko projektu, pokud není správně spravováno, může ztížit úspěšné doručení projektu. Nekontrolovaná rizika mohou přidat čas k vašemu plánu, pracovat s vaším časem a peníze do vašeho rozpočtu. Manažeři jsou nervózní z tohoto druhu věcí. To vše se lze vyhnout pomocí plánu řízení rizik.

Plánování řízení rizik

Plán řízení rizik je skvělý způsob, jak zvýšit svou důvěru ve schopnost projektového týmu dosáhnout - a to se projeví i ve zvýšení důvěry vašeho manažera. Chcete, aby věřili, že to dokážete, a chcete, aby věděli, co by vám mohlo zabránit v úspěšném provedení projektu. Plán řízení rizik je k tomu perfektním nástrojem.

A Hádej co? Je opravdu snadné začít.

Řízení rizik projektu je jednoduchý pětistupňový proces. Nedělejme to komplikovanějším, než je potřeba. To je něco, co můžete začít dnes, připravte se na to na příští schůzce a nechte si to dokončit, když někdo píše zápis.

Proces řízení rizik v 5 krocích

Stejně jako u mnoha částí řízení projektů je řízení rizik procesem. Těchto pět kroků je:

1. Zahájit
2. Identifikovat
3. Posoudit
4. Plánujte odpovědi
5. Nářadí

Pokud vám tyto podmínky právě teď neznamenají mnoho, prosím držte se jich - vysvětlím to všechno.

Krok 1: Zahajte

Nejprve chcete nastavit kontext pro řízení rizik v prostředí pro správu projektů.

Pravděpodobně tu není moc práce, protože někdo ve vaší společnosti již připravil zásady podnikového rizika a vše, co musíte udělat, je vypátrat. To vysvětlí přístup společnosti k riziku a možná dokonce nařídí šablony, které potřebujete. Šablony vám vždy ušetří práci, proto si také dávejte pozor!

I když nemáte zásady podnikového rizika, někdo jiný, kdo řídí projekty vedle vás, může mít plán řízení rizik projektu, který můžete zkopírovat. Proč znovu vynalézat kolo? Opakované použití dokumentů je nutné, pokud chcete ušetřit čas a udělat více.

Pomocí toho, co jste zjistili, vytvořte plán řízení rizik pro svůj projekt. Toto je část vašeho celkového plánu řízení projektu a hovoří o tom, jak se chystáte přiblížit řízení rizik ve svém projektu.

Pokud nevíte, co do něj vložit, čtěte dál! Další kroky vám poskytnou lepší představu o tom, o čem byste měli mluvit ve svém plánu řízení rizik.

To zvyšuje důvěru: Ukažte svému manažerovi, že máte přístup k řešení nejistoty ve vašem projektu a že se aktivně chystáte řídit rizika.

Krok 2: Identifikujte

Jakmile máte nastínený přístup, můžete s ním začít pracovat.

Nyní určíte rizika, která ovlivní váš projekt. Toto je pouze snímek v čase a váš registr rizik je něco, co se budete chtít vrátit znovu a znovu, aby se zajistilo, že se tam také vloží všechno nové.

Rizika můžete identifikovat pomocí kontrolního seznamu společných rizik, rozhovorů se zúčastněnými stranami projektu (zejména obtížných zúčastněných stran, protože obecně mají co říci o tom, co by se mohlo pokazit), brainstormingových relací a používání zdravého rozumu.

Hledáte věci, které by mohly způsobit problémy, pokud k nim někdy dojde. (Pamatujte, rizika se ještě nestala. Problémy s projektem jsou věci, které se již staly.)

Ať už to děláte, měli byste určitě zapojit další lidi. Sám nebudete mít celý obrázek a nakonec vám chybí věci.

Rizika může a měla by být identifikována kýmkoli. Jako projektový manažer máte za úkol povzbuzovat své kolegy, aby s vámi zvyšovali rizika, abyste jako tým mohli s nimi něco udělat.

Všechna zjištěná rizika by měla být zaznamenána v registru rizik. Pokud máte v týmu koordinátora projektu nebo osobu podporující projekt, mohou tak učinit. Jinak je to část administrativních úkolů, které musíte udělat.

To zvyšuje důvěru: Prokazujete, že jste si vědomi klíčových rizik, která by mohla ovlivnit váš projekt, a že máte k dispozici prostředky, jak si neustále uvědomovat nová rizika.

Krok 3: Vyhodnoťte

Rizika se pak hodnotí z hlediska pravděpodobnosti a dopadu. Když vyhodnocujete riziko, přemýšlejte o tom, jak je pravděpodobné, kolik by stálo za to zvládnout a kolik času by pravděpodobně přidalo na časovou osu vašeho projektu.

Jako další opatření můžete také posoudit blízkost, což znamená, jak blízkost času je riziko, ke kterému pravděpodobně dojde. Riziko s velkou blízkostí by se brzy mohlo stát. Riziko s malou blízkostí se může objevit v určitém okamžiku ve vzdálené budoucnosti. To vám může poskytnout další faktor pro stanovení priority vašeho času a energie, pokud jde o řešení rizik.

To zvyšuje důvěru: Zajistěte, aby váš manažer měl jasnou představu o tom, co by se stalo, kdyby se některá z těchto rizik skutečně projevila.

Krok 4: Plánujte odpovědi

Nyní se dostáváme k masité části vašeho plánu řízení rizik. V tomto kroku určíte vhodnou odpověď, jak řídit riziko.

Děláme to proto, že dosud máte pouze seznam toho, co by se mohlo stát, kdyby se váš projekt v budoucnu vyhodil z kurzu a jak velká by byla dohoda. Co bude chtít vědět váš manažer dále: Co s tím uděláte?

Obecně existují čtyři věci, které můžete udělat pro řešení a řízení projektového rizika. Oni jsou:

• Vyhněte se: Učiňte kroky, abyste zabránili tomuto výsledku.
• Převod: Přesuňte odpovědnost na jinou stranu, například s pojistkou.
• Snižte: Přijměte opatření ke snížení dopadu problému, pokud k němu dojde.
• Přijmout: Pochopte, že se může vyskytnout rizikový výsledek a se souhlasem vašeho týmu neprovádějte žádná opatření, abyste tomu zabránili.

Některá z vašich rizik mohou mít pozitivní výsledek. Existuje například riziko, že budete prodávat tolik nového produktu, že dojde k selhání telefonních linek. To by byl pěkný problém, ale stále existuje riziko, na které byste měli plánovat.

Existuje řada způsobů, jak se můžete připravit na pozitivní riziko, včetně:

• Využijte: Snažte se zajistit, aby k tomuto výsledku docházelo, abyste mohli sklízet odměny.
• Sdílet: Spolupracujte s jiným kolegou nebo společností, abyste zvýšili pravděpodobnost pozitivního rizika.
• Posílení: Ovlivňuje faktory, které by mohly přispět k pozitivnímu výsledku, a snaží se získat ještě více výhod.
• Přijmout: Uznat možnost pozitivního rizika a nedělat nic.

Budete muset zjistit, která strategie reakce je nejlepší pro každé riziko ve vašem registru. Můžete se například rozhodnout, že riziko zhroucení střechy továrny je něco, co jednoduše přijmete, protože k tomu pravděpodobně nedojde. Riziko, že otrava jídlem odstraní polovinu vaší pracovní síly, je však něco, co aktivně zmírníte přeškolením veškerého svého stravovacího personálu. Pokud se to stalo dříve a je ve skutečnosti docela pravděpodobné, pokud s tím něco neuděláte, budete chtít riziko zmírnit.

Jakmile je odpověď identifikována a dohodnuta, mohou být majitelé rizik jmenováni k provedení akčního plánu řízení rizik. Jinými slovy, potřebujete někoho, kdo bude odpovědný za to, že vidí úkoly, na kterých se ve svém plánu dohodnete.

To zvyšuje důvěru: Ukažte svému manažerovi, že jste uvažovali o tom, co dělat s věcmi, které by mohly pro váš projekt způsobit problémy, a že zavádíte plány na snížení nejistoty a rizika projektu.

Krok 5: Implementujte

Váš plán řízení rizik by nyní měl zahrnovat, kdo bude odpovědný za provádění činností ke snižování rizik pro každé riziko. Tyto úkoly by nyní měly pracovat, abyste aktivně řídili otevřená rizika.

To zvyšuje důvěru: Demonstrace toho, že vy a váš projektový tým můžete sledovat, co jste řekli, že uděláte. Tím, že podáte zprávu o tom, čeho jste dosáhli a o rizicích, která jste zmírnili, ukazuje váš manažerský tým, že jste vážně informováni o tom, jak realizovat a dělat to, co je zapotřebí pro budoucí projekt proti problémům.

Jakmile riziko přejde - pokud již není relevantní, protože buď nastalo, nebo se již nemůže stát - můžete je zavřít ze svého registru rizik.

Zavedení tohoto plánu řízení rizik projektu vás může odlišit od ostatních manažerů. Váš šéf bude mít důkaz, že můžete strategicky a kreativně přemýšlet o tom, co by mohlo způsobit, že se váš projekt nezastaví, a co je nejdůležitější, udělat s tím něco. Budete osobou, která aktivně řeší problémy dříve, než k nim dojde, zametou zátarasy a připraví se na cokoli!

Být viděn jako dobrý v řízení rizik projektu je jistý způsob, jak být managementem považován za bezpečný pár rukou. K úspěšnému zvládnutí projektového rizika nepotřebujete spoustu zkušeností ani certifikátů (přestože formální kvalifikace v oblasti řízení rizik existují). Tento snadný pětikrokový proces bude brzy znamenat, že řízení projektových rizik je součástí vašich projektových plánů.