Psaní pro podnikání
Obsah
Účelem obchodního psaní je předávat informace někomu jinému nebo požadovat informace od nich. Chcete-li být efektivní psaní pro podnikání, musíte být úplné, stručné a přesné. Váš text by měl být napsán takovým způsobem, aby čtenář snadno pochopil, co říkáte nebo se na něj ptáte.
Spousta psaní pro podnikání je nedbalá, špatně psaná, neuspořádaná, posetá žargonu a neúplná. Často je buď příliš dlouhá nebo příliš krátká. Všechny tyto atributy přispívají k neefektivní obchodní psaní.
Ať už píšete nabídku prodeje, e-mail svému šéfovi nebo návod k použití softwarového balíčku, je třeba provést určité kroky, abyste byli efektivní. Postupujte podle těchto pěti kroků:
- Uspořádejte svůj materiál
- Zvažte své publikum
- Napište své myšlenky
- Korigujte svůj materiál
- Upravte svůj materiál
Organizace je klíčová
Pokud nebudete organizovat svůj materiál, nebude to plynout dobře a nebude to dávat smysl. Psaní může být jednoduché nebo komplikované. Když píšete e-mail oznamující schůzku se zaměstnanci, je to stejně jednoduché jako shromažďování vašich myšlenek. Na druhou stranu budete pravděpodobně muset vypracovat komplexní osnovy před hotovým materiálem, pokud píšete výsledky průlomového farmaceutického pokusu. Ať už je úkol jakýkoli, bez vhodné úrovně organizace (i když si organizujete své myšlenky), nemusíte zahrnout vše, co potřebujete, nebo nechat zvýraznit nejdůležitější témata. Vynechání nebo nesprávné zaměření způsobí, že vaše podnikání bude méně jasné.
Poznejte své publikum
Než začnete psát, přemýšlejte o svém zamýšleném publiku. Například prezentace o novém programu vaší společnosti 401 (k) může mít stejný obrys, když je dána vašemu finančnímu řediteli a zaměstnancům, ale úroveň podrobností, které uvedete, se bude lišit. Musíte také zvážit tón. Rychlý e-mail vašemu týmu, připomínající jim výroční firemní picknick, nebude mít stejný tón jako váš missiant, pokud jde o výroční zprávu vaší společnosti.
Nezapomeňte také, že budete komunikovat efektivněji s publikem, pokud se soustředíte na to, co chcete, aby slyšeli, než na to, co řeknete.
Slovo o dobrém psaní
Dobří spisovatelé mají různé styly psaní. Někteří dávají přednost psát všechno ven a pak se vrátit a upravit. Ostatní dávají přednost úpravám. Někdy se jejich preferovaný styl liší podle toho, co píšou.
Při psaní (nebo při úpravách) mějte na paměti délku. Měli byste použít dostatek slov k objasnění svého významu, ale nepoužívejte zbytečná slova, jen aby byl květnatý. Obchodní psaní musí být jasné a stručné, nesmí být vyčerpávající a květnaté. Pamatujte, že nikdo v podnikání nemá čas číst víc, než je nutné.
Na druhou stranu nedělejte svůj kousek příliš krátkým. Musíte napsat tolik, aby byl váš význam jasný a nebyl nepochopen. Představte si, že část zařízení ve skladu byla označena jako „použitá, ale dobrá“. Nebylo by jasné, zda by to znamenalo, že zařízení bylo hodně používáno nebo že zařízení již nebylo nové, ale stále funkční. Několik dalších slov by objasnilo význam. Vyhněte se také používání žargonu nebo zkratek, protože to může pro různé čtenáře znamenat různé věci.
Korektury a úpravy
Bez ohledu na styl psaní musí všichni spisovatelé korigovat a upravit veškerý psaný materiál, dokonce i e-maily. Až skončíte s psaním, ověřte si svou práci. Možná budete muset upravit. Korektura čte znovu to, co jste napsali, aby se ujistil, že všechna slova v hlavě je správně na papír. Protože naše mozky pracují rychleji než naše prsty, můžete vynechat slova, vynechat konec nebo použít nesprávné homonymum (např. „Tam“ místo „jejich“). Korektury tyto chyby zachytí. Je zřejmé, že korektura jednořádkového e-mailu je jednoduchá a stačí se na něj podívat, jak píšete, může stačit. Pokud však píšete návod, vaše korektury budou komplikovanější a budou trvat déle.
Poté, co jste korigovali svůj materiál, je čas upravit. Někdy lze korektury a úpravy provádět současně, ale je to efektivnější, když jsou prováděny postupně.
Důvodem, který upravujete, je opravit nebo změnit to, co jste napsali, aby byl zvuk materiálu (a čten) lepší. Při psaní pro podnikání to znamená opravit chyby a učinit text co nejjasnější a výstižnější.
Nepíšete román
Když píšete pro podnikání, nepíšete další „velký americký román“. Vaše psaní by mělo být tak popisné, jak je to nutné, ale nemusíte malovat živé obrázky slov pomocí spousty velkých slov a řečových postav. Pokud máte na mysli „skleněné domy“, nepište „sklovité bydliště“, „psejte“ skleněné domy. “
