10 kritických kroků k zahrnutí do projektového plánu

Obsah

• Cíle projektu
• Rozsah projektu
• Milníky a hlavní výstupy
• Struktura členění práce
• Rozpočet
• Plán lidských zdrojů
• Plán řízení rizik
• Komunikační plán
• Plán řízení zúčastněných stran
• Plán řízení změn

Plán projektu je vyvrcholením pečlivého plánování vedoucím projektu. Je to hlavní dokument, který řídí, jak bude projekt probíhat, podle záměrů manažera pro každou klíčovou stránku projektu. Ačkoli se plány projektu liší od společnosti ke společnosti, existuje deset kritických prvků nebo kroků, které by měly být zahrnuty do účinného plánu projektu, aby se zabránilo záměně a nucené improvizaci během fáze provádění projektu.

Cíle projektu

Cíle projektu jsou definovány v projektové chartě, ale měly by být zahrnuty do projektového plánu, aby dále vysvětlily cíle projektu nebo zahrnuly chartu do přílohy. Bez ohledu na to, jak se vedoucí projektu rozhodne začlenit cíle do plánu projektu, je důležité udržovat jasné spojení mezi projektovou chartou - prvním klíčovým dokumentem projektu - a druhým klíčovým dokumentem projektu, jeho plánem projektu.

Rozsah projektu

Stejně jako cíle projektu je rozsah definován v chartě a měl by být projektovým manažerem dále upřesněn v projektovém plánu. Definováním rozsahu může vedoucí projektu začít ukazovat, jak bude na konci vypadat cíl projektu nebo hotový produkt. Pokud rozsah není definován, může se v průběhu projektu rozšířit a vést k překročení nákladů a zmeškaným termínům.

Pokud například vedete marketingový tým k vytvoření brožury pro produktovou řadu společnosti, měli byste uvést, kolik stránek to bude, a uvést příklady toho, jak může hotový produkt vypadat.

Pro některé členy týmu může brožura znamenat dvě stránky, zatímco jiné mohou považovat deset stránek za přiměřené. Definování rozsahu může dostat celý tým na stejnou stránku hned na začátku.

Milníky a hlavní výstupy

Klíčové úspěchy projektu se nazývají milníky a hlavní pracovní produkty se nazývají hlavní výstupy. Oba představují velké složky práce na projektu. Plán projektu by měl tyto položky identifikovat, definovat je a stanovit lhůty pro jejich dokončení.

Pokud organizace podnikne projekt na vývoj nového softwaru, hlavní výstupy by mohly být konečným seznamem obchodních požadavků a jejich implementací.

Po těchto projektech by mohl mít projekt milníky pro dokončení návrhu, testování systému, testování akceptace uživatele a datum zavedení softwaru. Tyto milníky jsou spojeny s pracovními produkty, ale jde spíše o procesy než o samotné výrobky.

Mezník a hlavní dodací lhůty nemusí být přesná data, ale čím přesnější, tím lepší. Přesná data pomáhají projektovým manažerům přesněji členit pracovní struktury.

V této fázi plánu vytvoříte milníky, abyste mohli provádět velké nebo vysoké výstupy a rozdělit je na malé výstupy, které lze nastínit v dalším kroku.

Struktura členění práce

Struktura rozpisu práce (WBS) dekonstruuje milníky a hlavní výstupy v projektu na menší kousky, takže za každou stránku může být přidělena jedna osoba. Při vývoji struktury členění práce zvažuje projektový manažer mnoho faktorů, jako jsou silné a slabé stránky členů projektového týmu, vzájemné závislosti mezi úkoly, dostupné zdroje a celkový termín projektu.

Projektoví manažeři jsou v konečném důsledku odpovědní za úspěch projektu, nemohou však pracovat sami. WBS je nástroj, který manažer projektu používá k zajištění odpovědnosti za projekt, protože informuje sponzora projektu, členy projektového týmu a zúčastněné strany, kteří jsou za co zodpovědní. Pokud se projektový manažer obává úkolu, přesně ví, s kým se má v souvislosti s tímto problémem setkat.

Rozpočet

Rozpočet projektu ukazuje, kolik peněz je přiděleno na dokončení projektu. Manažer projektu je zodpovědný za řádné rozptýlení těchto zdrojů. U projektu, který má dodavatele, zajišťuje vedoucí projektu zajištění toho, aby byly výstupy dokončeny podle smluvních podmínek, přičemž zvláštní pozornost je věnována kvalitě. Některé rozpočty projektů odkazují na plán lidských zdrojů.

Je důležité stanovit náklady pro každý milník a dosažitelné výsledky tím, že se podíváme na to, kolik času je zapotřebí, a náklady na práci spojené s dokončením úkolů. Náklady na projekt jsou vázány na to, jak dlouho projekt trvá, což sahá až do rozsahu projektu. Rozsah, milníky, úkoly a rozpočet musí být sladěny a realistické.

Plán lidských zdrojů

Plán lidských zdrojů ukazuje, jak bude projekt personálně obsazen. Plán lidských zdrojů, který se někdy nazývá personální plán, definuje, kdo bude v projektovém týmu a kolik časového závazku se od každé osoby očekává. Při přípravě tohoto plánu vedoucí projektu vyjednává se členy týmu a jejich nadřízenými o tom, kolik času může každý člen týmu věnovat projektu. Pokud je potřeba konzultovat projekt s dalšími zaměstnanci, ale jsou součástí projektového týmu, je to také zdokumentováno v personálním plánu. Opět jsou konzultovány příslušné orgány dohledu.

Plán řízení rizik

Na projektu může být mnoho věcí. I když předvídání každé možné katastrofy nebo menší škytavosti je náročné, lze předvídat mnoho úskalí. V plánu řízení rizik manažer projektu identifikuje rizika pro projekt, pravděpodobnost, že se tyto scénáře stanou, a strategie, jak je zmírnit. Při formulování tohoto plánu hledá projektový manažer příspěvky od sponzora projektu, projektového týmu, zúčastněných stran a interních odborníků.

Jsou zavedeny strategie zmírňování rizik, která se pravděpodobně vyskytnou nebo s nimi budou spojena vysoké náklady. V plánu jsou uvedena rizika, která se pravděpodobně nevyskytnou a která mají nízké náklady, přestože nemají strategie zmírňování.

Komunikační plán

Komunikační plán nastíní, jak bude projekt sdělován různým divákům. Stejně jako struktura rozpisu práce přiřazuje komunikační plán odpovědnost za dokončení každé komponenty členovi projektového týmu.

V tomto kroku je důležité nastínit, jak budou problémy komunikovány a řešeny v týmu a jak často bude probíhat komunikace s týmem a zúčastněnými stranami nebo šéfem. Každá zpráva má určené publikum. Komunikační plán pomáhá projektovým manažerům zajistit, aby se správné informace dostaly ke správným lidem ve správný čas.

Plán řízení zúčastněných stran

Plán řízení zúčastněných stran určuje, jak budou zúčastněné strany v projektu použity. Zúčastněné strany někdy potřebují pouze získat informace. O to se může postarat komunikační plán. Pokud je od zúčastněných stran zapotřebí více, plán řízení zainteresovaných stran nastíní, jak bude získán.

Plán řízení změn

Plán řízení změn stanoví rámec pro provádění změn v projektu. Přestože manažeři projektů mají tendenci chtít se vyhnout změnám projektu, jsou někdy nevyhnutelné. Plán řízení změn poskytuje protokoly a procesy pro provádění změn. Pro odpovědnost a transparentnost je zásadní, aby sponzoři projektu, vedoucí projektů a členové projektového týmu dodržovali plán řízení změn.