Jak můžete těžit z auditu projektu
Obsah
- Jak formální je audit projektu
- Kdo provádí audity projektu
- Jak se připravit na audit projektu
- Kdo musí být zapojen
- Jak dlouho trvá audit projektu
- Co audit hledá
- Doporučení závisí na tom, co se najde
Každý projekt může z auditu čas od času těžit. Ale nebojte se, není to tak děsivé, jak to zní. Audit projektu je případ, kdy nestranný člověk váš projekt zkontroluje a poskytne návod, co by se mohlo udělat jinak, aby se zvýšila jeho šance na úspěch. Tento článek vysvětluje vše a uvádí vás, jak se připravit na audit projektu.
Jak formální je audit projektu
Audit projektu je obvykle formálním cvičením. Neformální ekvivalent se obvykle nazývá peer review. Zde se kolega dívá na váš projekt a související dokumentaci a dává vám zpětnou vazbu o tom, kde byste měli trávit trochu více času.
Projektové audity jsou formální v tom, že obvykle mají definovaný soubor otázek a jsou prováděny někým, kdo pravidelně dělá takové věci.
Kdo provádí audity projektu
Osoba provádějící váš projektový audit může být jiný projektový manažer (pravděpodobně někdo, kdo má velké zkušenosti s provozováním projektů), ale je pravděpodobné, že to bude někdo z projektové kanceláře, který audity provádí často.
Bude to někdo, kdo se může považovat za nestranného, takže to nebude váš nadřízený nebo sponzor projektu. Může to být dokonce tým lidí, v závislosti na velikosti projektu.
Jak se připravit na audit projektu
První a hlavní věc, kterou si můžete zorganizovat, je mít k dispozici kopie vaší projektové dokumentace, kterou má auditor zkontrolovat. Pokud máte koordinátora projektu, požádejte je, aby společně vytáhli balíček dokumentů (nejlépe elektronický). Měli byste mít všechny své informace snadno dostupné, ale i když tak učiníte, tento krok může ještě nějakou dobu trvat. Minimálně se ujistěte, že máte pro projekt k dispozici plán projektu, protokol o riziku, protokol o vydání, rozpočet a harmonogram.
Kdo musí být zapojen
Závisí to na druhu věcí, na které se auditor chce podívat. Vy jako vedoucí projektu budete muset s nimi strávit nějaký čas. Očekávejte, že členové vašeho týmu budou také pozváni k rozhovoru s auditorem.
Nezapomeňte, že čím déle pracují na úkolech souvisejících s auditem, tím méně času mají na práci na projektech, takže možná budete muset přeplánovat některé činnosti a pracovat pomaleji během období auditu.
Jak dlouho trvá audit projektu
Neexistuje žádné pevné časové období pro audit projektu. U velkých projektů zjistíte, že to trvá mnohem déle. U malých projektů může být auditor proveden během několika hodin. Jakmile víte, že váš projekt bude podroben auditu, zeptejte se svého auditorského týmu, jak dlouho očekávají jejich práci.
Co audit hledá
Pokud byl audit svolán z důvodu zvláštního znepokojení, například nedodržení kvalitativních cílů, očekávejte, že tuto oblast hluboce prozkoumá. Rutinní audit se bude obecně zabývat různými oblastmi řízení projektu a výstupy, na nichž projekt pracuje. Pokryje čas, náklady a kvalitu vašeho projektu a zapojení zúčastněných stran.
Cílem auditu je zjistit, zda projekt splní své cíle nebo ne. Pokud se auditor domnívá, že na základě současného výkonu projekt tyto cíle nedosáhne, předloží doporučení k akci.
Doporučení závisí na tom, co se najde
Doporučení ve zprávě auditora budou záviset na tom, co zjistili. Očekávejte, že budou pozitivní a vyjádřené způsobem, který by vám měl umožnit jejich snadné přijetí. Měly by být praktické.
V jednom extrému může auditor doporučit, aby byl váš projekt uzavřen, ačkoli k tomu dojde, pouze pokud budou mít pocit, že neexistuje žádná šance, že by práce na projektu od tohoto okamžiku přinesla organizaci nějakou hodnotu.
Podívejte se na svůj projektový audit jako pozitivní zkušenost. Měl by vám dát včasné varování o všech příznacích, že váš projekt má potíže a je to příležitost spolupracovat se zkušeným projektovým profesionálem. Realizací jejich doporučení by měla být vaše společnost a váš projekt úspěšnější, což může být jen dobrá věc.
