Rozsah, riziko a předpoklad v projektovém řízení
Obsah
Oblast řízení projektů, stejně jako kterákoli jiná oblast odborných znalostí, má jedinečnou slovní zásobu naplněnou zkratkami a specializovanými pojmy. Musíte zahrnout tři základní pojmy a koncepty:
- Rozsah
- Riziko
- Předpoklady
Jedná se o nástin těchto tří základních termínů řízení projektu a obsahuje odkazy a návrhy pro další čtení.
Rozsah
V projektovém řízení je rozsah souborem hranic, které definují rozsah projektu. Rozsah popisuje, co má být dodáno zákazníkovi v důsledku projektové iniciativy.
Porozumění rozsahu umožňuje manažerovi projektu a projektovému týmu porozumět tomu, co spadá do nebo za hranice projektu. Pokud něco není „v rozsahu“, nezohledňuje se to při plánování projektu. Činnosti, které spadají do mezí prohlášení o rozsahu, se považují za „v rozsahu“ a jsou zaúčtovány v plánu a rozpočtu. Pokud aktivita spadne mimo hranice, je považována za „mimo rozsah“ a není plánována. Cvičení
Ať už jste vedoucím projektu nebo součástí projektového týmu, měli byste zvážit, zda je něco v rozsahu nebo mimo rozsah, když postupujete vpřed. Představte si například, že klient vás požádal o vytvoření webové stránky. Když nastíníte rozsah (nebo nastavíte hranice) projektu, označíte následující položky jako rozsah:
- Design místa a wireframe diagramming
- Zřízení zkušebny
- Kódování na schválený drátový model
- Grafický vývoj pro téma webové stránky
- Testování a ladění před zveřejněním webu
V průběhu projektu vás klient požádá o vložení video přehledu o společnosti. Video není v rozsahu projektu uvedeno, a proto je mimo rozsah. I když možná budete rádi, že video práci za příplatek, bude vyžadovat revizi rozsahu a odhad nákladů a času projektu.
Pokud neexistuje jasný a dohodnutý dokument o rozsahu, může se problém s videem stát sporným mezi týmem a zástupci zákazníka. Jasné prohlášení o rozsahu vám umožnilo situaci zmírnit a uspořádat změnu.
Jak tedy zjistíte, co je mimo rozsah? Nejprve budete chtít nastínit všechny podrobnosti o projektu, které aktuálně znáte, na základě rozhovorů s klientem nebo vlastníkem projektu. Pak budete chtít učinit klíčové předpoklady, které povedou k tomu, co je zvažováno v rozsahu nebo mimo rozsah.
Předpoklady
V určitém okamžiku vašeho života vám pravděpodobně bylo řečeno: „Nikdy nedělejte předpoklady.“ Vytváření předpokladů v řízení projektů je však každodenní činností. Předpoklady vám pomohou definovat rozsah a rizika a doladit odhady času a nákladů. Samozřejmě je nezbytné zdokumentovat a ověřit vaše předpoklady.
Zvažte něco jednoduchého, například vytvoření knihy. Řekněme, že váš přítel má nápad na knihu o konferenčním stolku a požádal vás o správu projektu. Jeho první žádost je o rozpočet, aby mohl zajistit financování. Když definujete rozsah, je zřejmé, že váš přítel je nejistý v mnoha podrobnostech, včetně počtu stránek, zahrnutí obrázku, stylu obálky a hmotnosti papíru, který se použije pro stránky.
Protože všechny tyto faktory ovlivní náklady a složitost výroby, budete muset učinit předpoklady ohledně specifikací a tyto předpoklady potvrdit jako přijatelné nebo nepřijatelné pro svého přítele. Po další diskusi vám váš přítel řekne, že plánuje do knihy zahrnout 50 fotografií. Můžete založit svůj předpoklad na 50 obrázcích, nebo můžete očekávat, že se tento počet v průběhu času zvýší, můžete předpokládat, že mezi obrázky bude 75 až 90 stránek.
Můžete vidět, jak předpoklady přímo ovlivňují plán. Představte si například, že vedete projekt v parku, který zahrnuje sestavení houpačky. Při nastavování projektu obdržíte rozpočet a přidělené členy týmu, z nichž jeden má na starosti materiály. Při vytváření rozvrhu se zeptáte osoby, která má na starosti materiály, kdy cement dorazí. Tato osoba odpovídá, že si není jistý, kdy cement dorazí, ale že věří, že to bude mezi 1. červnem a 10. červnem. Při sestavování rozsahu a harmonogramu předpokládáte, že cement dorazí nejpozději 10. června. příklad ukazuje dvě výhody tvorby předpokladů.
První výhodou je, že předpoklad přijetí cementu nejpozději do 10. června vám umožní naplánovat činnosti, které se spoléhají na příchod cementu. Druhou výhodou je, že poskytuje osobě odpovědné za materiály lhůtu pro dodání cementu, kterou pak může předat svému dodavateli. Neúmyslně stanovil klíčový termín pro postup projektu.
Vytváření předpokladů vytváří měřítka, která se v průběhu projektu často revidují, aby pomohla projektovému týmu zůstat v rozsahu, včas a v rámci rozpočtu. Co se však stane, když jsou předpoklady špatné? Právě tam přichází riziko.
Riziko
Jakmile si vytvoříte svůj rozsah a určíte předpoklady, které jsou za rozsahem a odhady, budete chtít začít posuzovat oblasti rizika. Riziko je v řízení projektů stejné jako ve skutečném světě; je to riziko nebo šance, které mohou způsobit škody.
Všechny projekty obsahují riziko, a pokud jste vedoucím projektu nebo vlastníkem projektu, není vaší povinností předvídat rizika pouze vaši zodpovědnost, ale je také vaší úlohou sdělit potenciální dopad těchto rizik projektovému týmu a připravit se na zmírnění rizik.
Riziko přichází v různých stupních. Riziko může někdy znamenat, že projekt poběží nepatrně odlišně nebo se trochu neočekávaně otočí. V některých případech však může riziko vést ke katastrofickým výsledkům, které váš projekt obrátí na hlavu.
Použijeme scénář hřiště z výše uvedeného příkladu cementu. Jedním z rizik je, že cement nepřichází do předpokládaného data 10. června. Jaké jsou potenciální účinky tohoto rizika? Všechny následné činnosti, které následují po nalití cementu, jsou zpožděny v důsledku tohoto problému.
Rizika mohou být také pozitivní. Zvažte dopad projektu, pokud se cement objeví dříve, než se očekávalo. I když se to jeví jako pozitivní výsledek, stále to představuje problém pro načasování a řazení všech ostatních kroků v projektu.
Projektoví manažeři spolupracují se svými projektovými týmy na brainstormingu a identifikaci potenciálních rizik. Berou tento proces o krok dále a zkoumají potenciální závažnost rizika a jeho pravděpodobnost výskytu. Dále identifikují ty jednotlivce, kteří jsou nejvhodnější pro identifikaci, kdy se riziko vyskytuje, a vyvíjejí dohodnuté plány na zmírnění rizika.
Mnoho firem má podrobné šablony rizik, které vyvinuly v průběhu času a ze zkušeností s jinými projekty. Některá průmyslová odvětví sestavila rizikové profily, které se používají jako výchozí bod pro analýzu rizik. Mnoho průmyslových odvětví také provádí velmi podrobnou statistickou analýzu pro plánování rizik.
