Seznam dovedností pomocníka a odpovědnosti

Obsah

• Odpovědnosti za práci v kanceláři
• Jak používat seznamy dovedností
• Nejlepší dovednosti pomocníka v kanceláři

Pozice asistentů v kanceláři (podobné osobním asistentům) lze nalézt ve všech průmyslových odvětvích a sdílejí poměrně velké množství dovedností. Asistenti úřadu se někdy nazývají sekretáři nebo administrativní asistenti, ale pomáhají při fungování kanceláře. Ať už kancelář patří právnické firmě, lékařské praxi, vzdělávací instituci nebo korporaci, potřeby jsou podobné; někdo musí ukládat záznamy, udržovat plány a starat se o běžnou komunikaci jménem lidí, kteří používají kancelář. Že by někdo mohl být ty.

Odpovědnosti za práci v kanceláři

Zatímco pozice asistentů jsou obvykle vzájemně podobné, práce je stále proměnlivá - mění se pouze ze dne na den, spíše než z kanceláře do kanceláře. Dnes byste se mohli chovat jako recepční, zítra možná budete potřebovat opravu tiskárny a den poté budete muset celou kartotéku přivést do 21. století. K úspěchu budete potřebovat velmi širokou sadu dovedností.

Asistenti kanceláře patří k velkým hrdinům obchodního světa, protože když uděláte svou práci správně, nikdo si toho nevšimne - zdá se, že kancelář sama běží. Ale někteří lidé si užívají rychle se pohybující a přitom flexibilní práci, pocit bytí v jádru všeho. A dobrý sekretář může najít práci téměř kdekoli, v jakékoli organizaci.

Jak používat seznamy dovedností

Tyto seznamy dovedností můžete použít v celém procesu hledání zaměstnání. Za prvé, jména těchto dovedností fungují jako klíčová slova, takže při psaní vašeho životopisu použijte tolik, kolik můžete. Nespoléhejte se na najímání supervizorů, aby zjistili, že máte to, co chtějí, řekněte jim to přímo.

Za druhé, stejná klíčová slova můžete použít v průvodním dopise. Zaměřte se konkrétně na ty, které váš budoucí zaměstnavatel zajímá nejvíce. Budete muset provést svůj výzkum, protože zatímco práce asistentů jsou často podobné, najímání supervizorů se liší v jejich prioritách. Popis práce bude pravděpodobně obsahovat seznam požadovaných dovedností. Věnujte tomu pozornost.

Nakonec můžete pomocí této diskuse naplánovat svůj pohovor. Ujistěte se, že máte připravený alespoň jeden příklad na dobu, kdy jste předvedli dovednosti z každé z uvedených kategorií.

Může také pomoci přezkoumat naše seznamy dovedností uvedených podle zaměstnání a typů dovedností.

Nejlepší dovednosti pomocníka v kanceláři

Verbální komunikační dovednosti: Komunikace je pro kancelářského asistenta rozhodující měkkou dovedností. Budete muset komunikovat s nadřízeným, spolupracovníky kanceláře, profesionály, kterým pomáháte, a případně s klienty nebo lidmi v jiných kancelářích stejné organizace. Všichni pracujete jako tým a jste jeho hlavním komunikačním centrem. Každý den budete muset být veselí, nápomocní, dobře informovaní, artikulovat a dobře poslouchat.

• Odpovědět Phones
• Vztahy s klienty
• Sdělení
• Přesměrování telefonních hovorů
• Převzetí zprávy
• Směrování telefonních hovorů
• Rozvaděč
• Telefon
• Verbální komunikace

Písemné komunikační dovednosti: Většina administrativních asistentů hodně píše. Mohou psát poznámky, vyplňovat formuláře nebo koncepty dopisů nebo e-mailů. Někteří vytvářejí obsah pro webové stránky společnosti nebo upravují text pro ostatní. Jasná, profesionální písemná komunikace je nutností.

• Korespondence
• E-mailem
• Pošta
• Poštovní zásilky
• Psaní na stroji
• Zpracování textu
• Psaná komunikace

Přívětivost: Asistent kanceláře může být první osobou, kterou klient uvidí při vstupu do kanceláře. Pokud se v tuto chvíli stane hlavní uživatel kanceláře mimo kancelář, může být asistentem kanceláře jediná osoba, se kterou návštěvník komunikuje. Musíte být připraveni pozdravit každého návštěvníka s úsměvem a laskavým slovem a pomoci jim s tím, co potřebují, pokud je to možné. Dobré mezilidské dovednosti jsou tedy nezbytností.

• Služby zákazníkům
• Směrování návštěvníků
• Flexibilní
• Přátelský
• Zdravíme hosty
• Mezilidské
• Kladný postoj
• Spolehlivost
• Vítejte návštěvníci

Technologické dovednosti: Za starých časů dělali sekretáři hodně psaní. Časy se změnily, stejně jako technologie, ale administrativní asistenti mohou stále očekávat, že stráví spoustu času před klávesnicí. Místo psacího stroje musíte znát celou řadu softwarových aplikací. Ani to, že víte, jak udělat nějakou lehkou technickou podporu a jak opravit nepřekonatelnou tiskárnu, neublíží.

• Počítač
• Vynikat
• Internet
• Microsoft Office
• Microsoft Word
• QuickBooks
• Technologie

Organizace: Asistenti kanceláře musí být extrémně organizovaní, aby mohli účinně žonglovat s mnoha úkoly. Budete muset pomoci udržet i ostatní lidi v pořádku, od údržby kalendářů až po řádnou údržbu kanceláře.

• Administrativní podpora
• Schůzky
• Fakturace
• Kalendáře
• Clerical
• Vstup dat
• Doručování pošty
• Elektronické podání
• Výkazy výdajů
• Podání
• Operace na recepci
• Manipulace s penězi
• Kancelářské povinnosti
• Kancelářská technika
• Zásoby kancelářské potřeby
• Kancelářské potřeby
• Kancelářská podpora
• Organizace
• Papírování
• Lodní doprava

Zkušenosti s řešením problému: Řešení problémů nebo dovednosti kritického myšlení jsou důležité pro každého pomocníka v kanceláři, protože často budete osobou, se kterou ostatní přicházejí s otázkami nebo problémy.

• Koordinovat činnost kanceláře
• Setkání
• Zkušenosti s řešením problému
• Reagujte na dotazy
• Plánování
• Screening a směrování hovorů
• Tabulky
• Týmová práce
• Organizace času
• Cestovní přípravy