Jak napsat zprávu o postupu podnikání
Obsah
Zpráva o postupu se skládá z hlavičky, shrnutí, popisu menších složek, označení, kdy má být další zpráva dokončena. Tuto zprávu byste napsali podle této šablony a poté ji odešlete svému šéfovi nebo jinému nadřízenému zpravodaje, jak je určeno.
Záhlaví
Záhlaví obsahuje identifikační informace pro sestavu. Zadáte název, datum, ke kterému je přehled publikován, stav semaforu všeho, co reportujete (červená, žlutozelená) a celkovou metriku, možná procentuální úplnost, plán versus skutečný. Poznámka: Zpráva o pokroku, jako je tato, se nejčastěji používá pro projekty, ale lze ji také použít k podávání zpráv o jiných věcech. Například, pokud jste dostali úkol snížit počet hodin na výkres pro strojírenskou firmu, použili byste zprávu o pokroku, abyste ukázali svůj pokrok ve snižování počtu hodin na výkres.
- Název: Zpráva o pokroku projektu X.
- Datum: 30. května 20xx
- Stav: Zelená
- Procento dokončeno: 63 skutečných, 59 plánů
Shrnutí
Poslední shrnutí píšete. Toto je shrnutí všech hlavních bodů uvedených níže v textu zprávy. V závislosti na vašem publiku je někdy shrnutí omezené. To záleží na vašem publiku, počtu lidí, kteří dostávají zprávu, a jejich úrovních v organizaci. Shrnutí je zaměřeno na ty vedoucí manažery, kteří nemusí mít čas si přečíst celou zprávu. Pokud je vaše zpráva směřována k vašemu přímému nadřízenému, očekává se, že si ji přečte a shrnutí nemusí být nutné. Pokud se však jedná o zprávu, která je široce distribuována mnoha vedoucím pracovníkům v celé organizaci, může být nutné zahrnout shrnutí pro ty jednotlivce, kteří nemají čas na přečtení celé zprávy.
Průběh součástí
Toto je hlavní část zprávy. V této části zprávy podrobně popíšete svůj pokrok ve všech složkách projektu. Uvádíte seznam svých pokroků a úspěchů týkajících se všech metrik během tohoto časového období. Ukážete, jaký je váš plán na další časové období. A pak uvedete nejen blokátory, ale také to, jaké úsilí vyvíjíte, abyste je vyčistili. Nakonec se v této části ukáže, jaká další pomoc je potřebná od vašeho šéfa nebo jiného příjemce zprávy o pokroku.
souhrn
Za částí zprávy následuje část shrnutí. Obsahuje méně podrobností než pokrok uvedený v předchozí části. Zahrnuli byste stejné informace, metriky, úspěchy, plán na další období a všechny blokátory, ale pro každou kategorii byste uvedli méně podrobností. Souhrn může například představovat jednu větu, například „všechny výstupy jsou včas“, zatímco průběžné zapisování v předchozí části by mohlo říkat „Výstup A, splatnost xx / xx / xx bude doručena o tři dny dříve. Zpráva Y bude doručena včas na xx / xx / xx. Očekává se, že zpráva C, odložená o dva týdny při čekání na grafiku, bude doručena v revidovaném termínu splatnosti xx / xx / xx. “
Datum splatnosti dalšího hlášení
Zde uvedete, kdy bude zaslána další zpráva. Pokud se například jedná o týdenní přehled, měli byste zobrazit další datum splatnosti následujícího týdne. U měsíčního přehledu byste měli zobrazit datum příštího měsíce, kdy bude zpráva odeslána. Lidé, kteří obdrží přehled, očekávají, že tato data budou stejně přesná jako data v přehledech.
Sečteno a podtrženo
Vaše zpráva o pokroku sestává z volitelného souhrnného shrnutí, hlášení o pokroku všech složek projektu, podrobného shrnutí a časové osy. Zajistěte, aby byly co nejpřesnější.
