Jak reagovat na otázky interního auditu

Obsah

• Zaměstnanci se setkají s interními audity
• Odpověď čestně
• Předpokládejme, že nevědí nic o vaší oblasti odborných znalostí
• Připojte tečky pro ně

Interní auditoři se zabývají činnostmi a povinnostmi všech zaměstnanců a útvarů v rámci společnosti, aby objevili způsoby, jak zlepšit fungování organizace jako celku. Na povrchu to zní, jako by se vložili tam, kam nepatří, ale ve skutečnosti hrají klíčovou roli při ochraně a zlepšování svých organizací.

Zaměstnanci se setkají s interními audity

Většina soukromých a veřejných korporací provádí pravidelné interní audity, aby zajistila, že jsou na dobré cestě k plnění cílů a úkolů společnosti. Vláda rovněž dokončí pravidelné interní audity. A jak procházíš svou kariérou ve veřejných službách, je velká šance, že budeš muset odpovědět na otázky, které představují interní auditoři.

Ve velké většině případů auditoři pouze shromažďují informace. Mohou se například snažit pochopit, jak funguje vaše část organizace.

Když s vámi mluví interní auditor, nemusíte se napínat. Interní auditoři jsou profesionálové, kteří se jen snaží dělat svou každodenní práci. Je pravda, že jejich práce může způsobit, že vás i ostatní nepohodlí. Zjistí slabiny v systémech a doporučí nápravná opatření.

Nakonec ale přispívají k lepšímu fungování jejich organizací a vaše odpovědi na jejich otázky jsou pro dosažení tohoto cíle zásadní. Zde jsou tři tipy, jak reagovat na interní auditory, když přicházejí klepat na vaše dveře.

Odpověď čestně

Interní auditoři vědí, kdy se něco zcela nesčítá. Nedávejte jim důvod pochybovat o vaší důvěryhodnosti tím, že jsou něco méně než úplně upřímného.

Pokud neznáte odpověď na otázku, nesnažte se ji skrýt. Až zjistíte, že skutečná odpověď je, budete se prostě cítit hloupě. Mnohem lepší volbou je jednoduše říct, že neznáte odpověď. Pokud je to něco, co pro ně můžete zkoumat, nabídněte to. Mohou vás vzít na nabídku, nebo už mohou mít nějaké nápady, jak získat odpověď.

Pokud si myslíte, že se interním auditorům možná vaše odpověď nelíbí, nevyhýbejte se odpovědi. Chtějí chápat věci tak, jak skutečně existují, takže i když vaše odpověď není, co usnadní práci nebo co očekávají, že slyší, musí znát pravdu.

Předpokládejme, že nevědí nic o vaší oblasti odborných znalostí

Interní auditoři jsou obvykle ostří lidé, ale nemohou být odborníky na všechno. Někteří se zaměřují na své odborné vzdělávání a pracují na konkrétních aspektech interního auditu, jako jsou informační systémy nebo finance, ale nepředpokládají, že znají vaši odbornost.

Zní to jako daný, ale při popisu procesů je snadné proklouznout do používání žargonu nebo kroků přeskočení. Co je pro vás bezmyšlenkové jednání, pravděpodobně není interní auditor, který se snaží pochopit vaše obchodní procesy. Přemýšlejte o každé akci, kterou podniknete. Něco, co by se mohlo zdát jako jeden krok k vám, by mohlo být několik kroků, které jste si spojili ve své mysli během let opakování.

I když se konverzace zdá být únavná a příliš jednoduchá, pamatujte, že interní auditoři se snaží rozdělit procesy na nejmenší aktivity. Teprve pak mohou najít, kde se procesy mohou zhoršit.

Připojte tečky pro ně

Interní auditoři nejenže dekonstruují procesy na své nejmenší kousky, ale také hledají vzájemnou propojenost mezi lidmi a procesy. Hledají všechny lidi zapojené do procesu, aby zjistili, kdo musí být zapojen, kdo není zapojen, ale musí být, jak tito lidé interagují a zda jsou zavedeny dostatečné kontroly, které zabraňují podvodům, plýtvání nebo zneužívání, .

Při reakci na interní auditory poukazujte na to, kde vy a vaše procesy interagují s ostatními a jejich procesy. Spojení teček takto poskytuje jasnější představu o tom, jak organizace funguje jako celek. Tyto informace rovněž vedou interní auditory k tomu, s kým mluvit a kde hledat další informace.