Jak organizovat papíry
Obsah
- Začínáme
- Sbírejte své dokumenty
- Kategorizovat
- Samostatné důležité dokumenty
- Duplikujte svou peněženku
- Vytvořte jednoduchý registrační systém
- Průběžná údržba
Většina lidí nemyslí na důležitý dokument, dokud jej nepotřebují. Pokud jsou vaše dokumenty rozloženy všude a ve vaší domácí kanceláři nemáte centrální organizační systém, můžete ztratit spoustu času a energie hledáním věcí. Můžete dokonce něco ztratit.
Začínáme
Pomocí několika jednoduchých kroků si můžete uspořádat své důležité papírové dokumenty: Budete potřebovat malou kartotéku se dvěma zásuvkami nebo přenosnou krabici na zavěšení souborů, zavěšené soubory v šesti různých barvách, manilské třetí řezy, složky na horních kartách a volitelný ohnivzdorný trezor. Nebo si můžete zakoupit velké pořadače a vložky na karty. Nyní jste připraveni začít.
Sbírejte své dokumenty
Než budete moci uspořádat všechny své důležité dokumenty, musíte je vyhledat. Někdy je snadněji řečeno než hotovo. Zkontrolujte zásuvky v domácí kanceláři a papíry naskládané na stůl nebo stůl. Zkontrolujte hromady papíru, které zaplňují vaše kuchyňské desky, i kuchyňské zásuvky a koše. Podívejte se na prádelník a noční stolek. V neposlední řadě zkontrolujte kabelku nebo aktovku, zda neobsahují důležité dokumenty, které náhodou přenášíte.
Kategorizovat
Nejdůležitější dokumenty spadají do jedné z následujících šesti kategorií. Seřadit všechny vaše shromážděné dokumenty takto:
- Domovní a majetkové záznamy: Hypotéka, majetkové listiny, projekty a příjmy pro zlepšení domu, manuály a záruky zařízení, informace o dani z majetku, pojistky na bydlení a manuály
- Automatické záznamy: Tituly, záznamy údržby, pojistné smlouvy a informace, informace o půjčce a záznamy o platbách
- Zdravotní záznamy: pojistné smlouvy, příručky dávek zdravotního pojištění, vysvětlení zdravotních dávek, účty za lékaře, seznamy lékařů, flexibilní informace o účtu útraty, lékařské příjmy, lékařské směrnice, životní pojištění
- Finanční záznamy: Bankovní výpisy, daňová přiznání, záznamy o odpočtu daně, investiční záznamy, půjčky, výpisy z kreditních karet
- Elektronické záznamy: Smlouvy o mobilních telefonech a manuály k zařízením; tržby a záruky za počítače, notebooky a tablety; kabelové a internetové plány a účty; Příjem a manuál prodeje bezdrátového routeru
- Osobní záznamy: Rodný list, oddací list, rozvodový list, vazební listiny, informace o sociálním zabezpečení, záznamy o očkování, cestovní pas, záznamy vojenské služby, křestní a potvrzovací záznamy, závěti, plán pohřbu a informace o místě pohřbu. Měli byste je mít pro každého člena rodiny. Pokud máte domácí zvířata, můžete do této kategorie také zahrnout důležité dokumenty, jako jsou veterinární a očkovací informace.
Samostatné důležité dokumenty
Většina vašich důležitých dokumentů může být uložena v běžné kartotéce nebo v přenosném zavěšeném souboru. Některé by však skutečně měly být uloženy v ohnivzdorném trezoru nebo v úložišti mimo místo, například v bezpečnostní schránce.
Vital dokumenty jsou ty, které by bylo velmi obtížné nebo časově náročné vyměnit. Mohou obsahovat citlivé osobní informace, které by mohly zloději identity v případě krádeže ohrozit. Mezitím, pokud byl váš domov zničen požárem nebo záplavou, měli byste si přát, aby tyto zásadní dokumenty zůstaly nedotčeny.
Pro většinu lidí by se za zásadní považovaly tyto dokumenty: informace o sociálním zabezpečení, rodné listy, pojistné smlouvy a kontaktní údaje agenta, závěti, majetkové činy, tituly automobilů, pasy a jakákoli smlouva nebo dohoda, která vyžadovala originální podpis.
Vytvořte hlavní seznam všech důležitých dokumentů, které umístíte do svého ohnivzdorného trezoru nebo do úložiště mimo pracoviště.
Duplikujte svou peněženku
Většina z nás má v naší peněžence každý den důležité informace a byla by vážně nepohodlná, pokud by byla ztracena nebo odcizena.
Vytvářejte kopie řidičského průkazu, dárcovské karty, zdravotní karty, členské karty do tělocvičny, knihovny, věrnostní programy v obchodech, kluby ve skladu atd., A co je nejdůležitější, všechny kreditní a debetní karty (přední kopie) a zpět). Tyto kopie si uschovejte spolu s dalšími důležitými papírovými dokumenty.
Vytvořte jednoduchý registrační systém
Čím jednodušší je registrační systém, tím je pravděpodobnější, že jej budete používat konzistentně. Vezměte každou kategorii důležitého dokumentu a přiřaďte mu barvu zavěšeného souboru:
- Domovní a majetkové záznamy
- Automatické záznamy
- Zdravotní záznamy
- Finanční záznamy
- Elektronické záznamy
- Osobní záznamy
Přidejte do svého registračního systému příslušný počet závěsných souborů pro počet dokumentů, které máte v každé kategorii.
Použijte složky Manila a vytvořte složku pro každý jednotlivý dokument v rámci každé kategorie. Umístěte složky do příslušné barevné části zavěšeného souboru.
Pokud jste zakoupili velké pořadače se třemi kroužky a vložky na karty, označte karty stejnými jmény záznamů, proveďte všechny děrování a uspořádejte je. Pokud papíry nemohou být děrovány, vložte je do složky a místo toho děrujte.
Pokud papírování není vaše věc, může to být okamžik osvobození. Všechny tyto dokumenty můžete naskenovat, uložit na pevný disk a poté skartovat originály.
Ale používejte své vlastní uvážení, protože některé papírování je lepší ponechat uložené. Uchovávejte originály všech důležitých dokumentů. Použijte svůj nejlepší úsudek na ostatní. Většina finančních institucí je šťastná, když jdete na papír.
Průběžná údržba
Jakmile jsou vaše důležité papíry uspořádány, nechte je tak. Každý měsíc, když platíte své účty, uložte všechny nové dokumenty do příslušné části vašeho systému evidence. Současně vyhledejte všechny dokumenty, které jste ze systému odstranili během měsíce a které by mohly být stále mimo souborový systém. Znovu je vložte. Alespoň dvakrát ročně zkontrolujte dokumenty ve vašem systému archivace, abyste zjistili, zda je možné nějaké vyčistit. Dobrý rozvrh je třeba dodržet v prvním kalendářním roce a na konci každého školního roku.
S trochou úsilí můžete sklízet dlouhodobé výhody a ušetřit čas uspořádáním důležitých papírových dokumentů.
