Jak organizovat úspěšnou mediální událost

Obsah

• Začněte tiskovou zprávou
• Sledujte telefonní hovory
• Naplánujte si čas své akce opatrně
• Nezkoušejte a dělejte všechno
• Usnadněte vstup (a ven)
• Zvažte Visuals
• Nezapomeňte na tiskovou soupravu
• Zkontrolujte, zda je k dispozici váš mediální kontakt
• Používejte zaměstnance se zkušenostmi
• Připravte si své prohlášení předem
• Co když se Reportér neukáže?

Jeden z nejjednodušších způsobů, jak může vaše společnost získat bezplatnou mediální expozici - často známou jako „vydělaná média“ - je prostřednictvím mediálních událostí. Ať už spolupracujete s několika sponzory, kteří pomáhají méně šťastným, nebo pořádáte tiskovou konferenci, která oznamuje vydání produktu, je třeba podniknout určité kroky k uspořádání úspěšné mediální události.

Začněte tiskovou zprávou

Odeslání vaší tiskové zprávy pomůže médiím rozhodnout, zda je váš příběh dostatečně hoden pokrytí. Proto pomáhá udržovat vaši tiskovou zprávu jednoduchou a nikdy nepoužívat humbuk. Stanice a noviny hledají zprávy; nehledají prodejní sféru.

Máte okno pro odeslání vaší tiskové zprávy. Nechcete to posílat příliš brzy a poté se zapomene nebo pohřbíte a nechcete to poslat příliš pozdě, když už mohou být přiřazeny jiné příběhy, a jednoduše se vám nehodí do vaší události Obecně platí, že dva až tři dny před vaší událostí je dostatečně pokročilé oznámení, aby byl čas tisku naplánován na novináře.

Rovněž chcete mít jistotu, že do své tiskové zprávy uvedete pokyny a zvláštní pokyny. Pokud je sídlo vaší společnosti na jednom místě, ale vaše událost je ve vašem závodě 30 kilometrů daleko, musíte to ve svém propuštění objasnit.

Sledujte telefonní hovory

Po odeslání tiskové zprávy můžete zavolat redaktorům v novinách nebo producentům v televizních stanicích a ověřit, že je obdrží. To je vše, na co se musíte zeptat.

Často jim otevře rozhovor, aby vám řekli, jestli si myslí, že budou moci přijít nebo ne. Ale i když tomu tak není, nechcete se ptát, jestli přijdou. Budou tam, pokud budou, ale nebudou dělat žádné sliby.

Mějte na paměti, že lámání zpráv nebo těžké zpravodajské dny jim mohou zabránit v příchodu na poslední chvíli. Nechcete je otestovat, aby zjistili, zda přicházejí, a to ani v den události, když tam stojíte a čekáte, až se objeví reportéři.

Chcete také sledovat čas, kdy telefonujete. Volání v deset minut před 17:00 může vypadat jako konec dne pro vás, ale pro producenta je to deset minut do večerního zpravodajství. Nejlepší časy na volání jsou obvykle kolem 10:00 a mezi 1:00 a 2:30 hodin.

Naplánujte si čas své akce opatrně

Každý pracuje na termínech. Noviny stanovily časy, kdy položily další den do postele. To znamená, že přijdou na vaši akci v 17:00. ve čtvrtek se pokrytí může projevit až v sobotu.

Televizní stanice mají obvykle ráno, poledne, 5:00, 6:00, 10:00 a / nebo 11:00. zpravodajství během týdne v závislosti na vašem televizním trhu. Získejte pokrytí, pokud vaše mediální událost začíná ve 16:00. může být velmi složité. Nebudou jen poskakovat do jejich zpravodajského vozu a jezdit jako blázni, aby si vaši pásku vyslali do vzduchu do 5:00. Musí existovat skript, který musí být napsán, a kazeta, kterou je třeba upravit.

Naplánujte si čas své události tak, aby byl nejen vhodný pro reportéry, ale také zvýšil vaše šance na okamžité vystavení.

Nezkoušejte a dělejte všechno

Jak lákavé je stát se režisérem, neříkejte reportérovi, fotografům nebo videografům, jaké záběry chcete získat. Chcete s nimi navázat určitý vztah a zahájit vztah s novinami nebo televizní stanicí. Nebudete vyhrát žádné přátele tím, že jim řeknete, jak dělat svou práci.

Usnadněte vstup (a ven)

Pokud pořádáte akci v závodě o rozloze 50 000 čtverečních stop a oblast, ve které povolujete média, je v zadní části budovy, poskytněte jim co nejjednodušší přístup. Nenechávejte je zaparkovat v přední části budovy a pak můžete své vybavení odtáhnout až dozadu, pokud mu můžete pomoci. Pokud existuje způsob, jak zajet dozadu, informujte média o směru jízdy ve vaší tiskové zprávě a jasně označte cestu, jakmile dorazí.

Také byste chtěli zvážit, která oblast vašeho zařízení je přísně zakázána. Například, pokud se nemůžete vyhnout dlouhé procházce, opravdu chcete, aby média procházela celou vaší budovou pomocí kamer? To neznamená, že začnou střílet, co chtějí. Mnoho společností však má přísné zásady, pokud jde o to, kam mohou fotoaparáty a zaměstnanci neprospěch.

Zvažte Visuals

Pečlivě přemýšlejte o svých vizuálech. Poskytněte médiím co nejvíce praktických zkušeností. Mluvit o produktu půl hodiny a pak odkazovat na obrázek v brožuře je něco, co média nemusí ani ukázat. Pamatujte, že předávají vizuální prvky vašim potenciálním zákazníkům - jejich divákům nebo čtenářům - takže je důležité mít na paměti vaše publikum, abyste mohli získat požadované pokrytí.

Nezapomeňte na tiskovou soupravu

Uveďte informace o své události a rozdejte je na média. Tato informace jim pomůže napsat příběh, ale také vám pomůže získat větší kontrolu nad zprávami, protože jim dodáváte důležité informace.

Zkontrolujte, zda je k dispozici váš mediální kontakt

Nezapomeňte zpřístupnit svůj mediální kontakt pro dotazy. Pokud má reportér další otázky, musí být schopen rychle zachytit váš mediální kontakt. Nezapomeňte do tiskové sady uvést telefonní číslo mediálního kontaktu a jakékoli další kontaktní informace.

Používejte zaměstnance se zkušenostmi

Nemusíte omezovat mluvčí vaší události na vlastní kontakt s médii. Pokud zaměstnanec může dát lepší zvukový záznam, protože měl více zkušeností s vývojem a prací s určitým produktem, zpřístupněte je na všechny otázky.

Připravte si své prohlášení předem

Pokud máte v plánu hovořit na fotoaparátu nebo novinářům, přemýšlejte o tom, co chcete říci předem. Může pomoci příteli, který není obeznámen s vaší firmou, aby si přečetl vaši tiskovou soupravu a položil otázky, které mají. Z těchto otázek, stejně jako z vašich vlastních brainstormingů, přijděte seznam odpovědí. Nechceš znít nacvičený, ale nechceš znít nepřipravený nebo hodně říkat „Umm ...“.

Chcete také zvážit různé typy médií. Noviny mají jiné potřeby než televize a naopak. Novinový zpravodaj vám může položit otázky, které jsou hodně odlišné od televizního zpravodaje. Každé médium má různé způsoby, jak prezentovat vaše zprávy, takže bude potřebovat ten typ, který nejlépe vyhovuje jejich publiku.

Co když se Reportér neukáže?

Stanice nebo noviny mohou velmi dobře poslat fotografa nebo filmaře místo reportéra. To neznamená, že pro ně váš příběh není důležitý. Nebyli by tam, kdyby neplánovali poskytnout váš příběh, tak se s kýmkoli dobře ukažte.

Pokud si filmař vznáší vybavení, nedělejte mu ihned tiskovou soupravu. Nabízejte je, abyste je mohli nosit, dokud nebudou schopni získat záběry, které potřebují. Zacházení s nimi jako s občanem druhé třídy se vrátí zpět na stanici a mohlo by vám ublížit vaše šance na budoucí pokrytí.