Jak vytvořit plán pro outsourcing
Obsah
Spousta diskusí o outsourcingu v médiích způsobuje, že se to jeví jako složité, ale je to docela jednoduché. Dokonce i v našich domovech „zadáváme“ mnoho úkolů: Vaření, údržba našich trávníků a péče o děti, abychom jmenovali alespoň některé. Když nemáme čas, zaměření nebo dovednosti k tomu, abychom tuto práci provedli sami, hledáme někoho, kdo může, a někoho, kdo bude dělat práci za cenu, kterou si můžeme dovolit zaplatit. Korporace pracují stejným způsobem, i když jejich rozhodnutí mohou zahrnovat více faktorů a osob s rozhodovací pravomocí.
Vývojový proces
Ale stejně jako rodiny přijímají různá rozhodnutí, korporace mohou přijít k překvapivě odlišným rozhodnutím o outsourcingu. Neexistuje žádná šablona, která by fungovala pro všechny firmy, ale existuje proces, který musí všechny firmy zvážit:
Realizace
V minulosti mnoho společností nemusí vědět, co je outsourcing. Dnes vědí o outsourcingu, ale nemusí si uvědomit, kolik outsourcingových (a outsourcingových) programů již provozují: Kopírovací centra, poštovní místnosti, správa zařízení, IT a dokonce i části právního oddělení společnosti. Outsourcing nemusí vyřešit každý problém, ale učení o předchozí generaci smluv identifikuje nové projekty a poskytne cenné informace.
Stanovení cílů
Chcete-li být úspěšní při vytváření outsourcingového programu, musíte definovat konkrétní cíle, například snížit celkové podnikové náklady o pět procent, zaměřit se na efektivitu na jednom místě nebo se pouze podívat na funkce prováděné v jedné obchodní jednotce. Cíle nepotřebují ohromné detaily. Jak se vaše zkušenosti s outsourcingem zvyšují, definice se změní.
Účast
Potřebujete účastníky z mnoha oblastí odborných znalostí, abyste poskytli vstupy do plánu, ověřili předpoklady a poskytli odborný úsudek. Když přejdete z obecného plánu na konkrétní projekty, zopakujete tento proces a vytvoříte podskupiny s ještě konkrétnějšími znalostmi.
Identifikace
Nyní, když máte cíle a odborníky pro identifikaci a interpretaci informací, je čas identifikovat konkrétní projekty pro váš outsourcingový program. Každá firma vyvíjí různá kritéria a je řízena kulturou, stejně jako finanční nebo provozní analýzou, ale existují společná kritéria, na která byste se měli podívat:
- Předchozí rozhodnutí: Vaše firma pravděpodobně učinila dřívější rozhodnutí o používání zaměstnanců, například dočasných pracovníků nebo smluv o poskytování služeb. Podrobnosti získáte od společnosti Procurement a od svého PMO (Project Management Office). Podívejte se, jak řešili problémy na tomto seznamu, a zkompilujte získané poznatky.
- Odbornost: Provádíte funkce nebo vyrábíte produkty bez dostatečných znalostí, nebo máte problémy s udržením manažerů? Má současné vedení plán na řešení těchto problémů? Pokud ne, mohl by to být dobrý outsourcingový projekt.
- Kvalitní: I když funkce obsahuje lidi se správnými dovednostmi a zkušenými manažery, nemusíte dostat úroveň služeb, kterou potřebujete. Provádí manažer průzkumy zákazníků? Co říkají zákazníci o produktech nebo službách? Mezera v kvalitě nebo nezájem o služby zákazníkům je další příznakem outsourcingu.
- Náklady: Výjimečně kvalitní služba nemusí být nutně dobrá hodnota. Jak se vaše náklady porovnávají s konkurencí? Vytváří tato funkce měsíční zprávy: jednotkové náklady, provozní náklady, víceleté trendy nákladů? Pokud tato funkce nemůže tyto zprávy vytvořit, může vám externí služba zajistit větší transparentnost vašich operací.
- Měřítko: Když prozkoumáte celou svou firmu, získáte mnoho neočekávaných objevů. Zůstaňte zaměřeni! Jeden velký projekt je lepší kandidát na outsourcing než řada menších projektů. Tento velký projekt bude vyžadovat mnohem méně administrativních a řídících zdrojů. Udržujte úplný seznam, ale pouze vyberte kandidáty, kteří mají velký dopad na vaši první vlnu projektů.
- Bezpečnostní: Nyní máte dobrou představu o potenciálních projektech. Je čas je filtrovat podle bezpečnostních standardů. Bezpečnost je složitý a kontroverzní předmět. Na různá průmyslová odvětví se vztahují různé standardy a některé firmy si více uvědomují bezpečnost než jejich konkurenti. Pochopit interní a průmyslové standardy a podle toho omezit outsourcingové projekty. Zahrňte do svých diskusí právní, IT, podnikovou bezpečnost, dodržování předpisů (pokud se to týká) a všechna „riziková“ oddělení.
- Prioritizace: Každá výše uvedená položka (a možná i další charakteristiky) musí být hodnocena a každému projektu by pak měla být přidělena celková „hodnota outsourcingu“. Nepochybně se bude hodně debatovat o tom, které charakteristiky jsou nejdůležitější, pokud jsou jejich skóre přesná a zda by měly být zváženy další charakteristiky. Nebuďte překvapeni, pokud tento proces trvá měsíce nebo dokonce roky.
- Sdělení: V době, kdy jste upřednostnili potenciální projekty, jste uspořádali spoustu setkání a hovořili jste s mnoha lidmi. Očekávejte, že tyto diskuse budou veřejnými informacemi v odděleních, na která jste se zaměřili na outsourcing. Vždy předpokládejte, že tyto diskuse se dostanou k vaší zaměstnanecké populaci, často v reálném čase. Pečlivě promyšlená firemní komunikace musí být připravena a připravena. Nikdy nenechte zvěsti stát se lepším zdrojem informací než fakta.
Probíhá
Na konci tohoto procesu budete mít svůj počáteční plán outsourcingu. Při provádění tohoto plánu existuje mnoho dalších kroků: Potvrzení údajů, vytvoření podvýborů pro konkrétní projekty, identifikace dodavatelů, běžící piloti, zadávání zakázek atd. Vývoj vašeho plánu vám však poskytne první a nejdůležitější kroky.
