E-mailem pozdravy, které si přečtete
Obsah
Podle BusinessInsider.com průměrný zaměstnanec přiděluje asi 25% svého dne na slogování prostřednictvím stovek e-mailů. Zatímco někteří lidé potřebují štětce na základní e-mailovou etiketu, jiní dělají chyby jednoduše proto, že jsou ohromeni pouhým objemem komunikace.
Během hledání zaměstnání budete pravděpodobně odesílat mnoho, mnoho e-mailů, včetně průvodních dopisů, poděkování a zpráv, na spojení související s hledáním zaměstnání.
Udělejte si čas, abyste se vyhnuli trapným chybám, jako je nesprávné označení někoho jména, a nezapomeňte psát poznámky, které dostanou odpověď.
Začněte profesionálním pozdravem
Usilujte o jasnost ve svém předmětu. Vyberte si něco přímého, které identifikuje účel vašeho e-mailu, například „změna času schůzky“ nebo „rychlý dotaz na váš návrh“.
Vyhýbejte se houpání mrkví s upoutávkou jako „Potřebuji vás informovat ...“, která se snaží nalákat čtení do otevřené e-mailové zprávy, abyste se dostali k vašemu záměru. Lidé se často rozhodují, zda otevřít e-mail na základě předmětu, takže si vyberte ten, který jasně uvádí váš účel.
Použijte profesionální pozdrav. Zahrňte vhodný pozdrav za okolností a příjemce. Některé pozdravy fungují v e-mailu, ale nejsou používány běžným dopisem, zatímco některé pozdravy fungují pro oba.
Vyberte pozdrav na základě toho, jak dobře znáte osobu, které píšete, a typ zprávy, kterou posíláte. Například, pokud píšete někomu, koho znáte, „Hi Jim“ je vhodné. „Vážený pane / paní Smithová“, bylo by vhodné, když se ucházíte o práci nebo psáte obchodní dopis.
Vyhněte se otevírání e-mailu s „hej“, který zní velmi neformálně a obvykle se na pracovišti nepoužívá. Také se vyhýbejte "Ahoj lidi" nebo "Ahoj kluci", i když je povaha vašeho e-mailu uvolněná.
Příklady pozdravu
- Vážení křestní jméno příjmení(to funguje dobře, pokud neznáte pohlaví osoby, do které píšete)
- Vážení křestní jméno(při odesílání e-mailem někomu, koho znáte)
- Ahoj křestní jméno(Při odesílání e-mailu někomu, koho znáte)
- Vážený pane / paní. Příjmení
- Vážený pane / paní. Jméno Příjmení
- Vážení Dr. Příjmení
- Komu to může zajímat
- Vážený vedoucí lidských zdrojů
- Vážení vedoucí pracovníci
Po pozdravu použijte správnou interpunkci. Pro více formálních e-mailů použijte za jménem středník. U lidí, které znáte nebo více příležitostné korespondence, použijte za uvítací jméno čárku.
Vyhněte se častým chybám
Při psaní e-mailu se někdy vyskytnou následující chyby, když se lidé spěchají, aby zprávu rychle přerušili. Udělejte si čas na kontrolu své zprávy a proveďte následující kroky.
- Přidejte poslední e-mailovou adresu.Pokud nemáte možnost zrušit zasílání e-mailů, přidejte poslední adresu, pokud máte tendenci mít rychlý spouštěcí prst. Jméno příjemce zadejte, pouze pokud jste si jisti, že je váš e-mail připraven.
- Vyhněte se staré chybě „odpovědět všem“.Sledujte spouštěcí prst, když zasáhnete „Odpovědět všem“. Zvažte, zda si všichni na seznamu skutečně musí přečíst, co musíte říct. Nezapomeňte také na starší e-maily v řetězci, které byste možná nechtěli, aby někdo na seznamu Odpovědět všem viděl.
- Jdi snadno na humor. V e-mailu může být obtížné rozeznat humor, protože váš tón nemusí nutně prosvítat. Bez řeči těla, výrazu obličeje nebo kadence může humor upadnout nebo dokonce neúmyslně urážet čtenáře. Zahrajte si to v bezpečí a nechte to.
- Zkorigovat.Nedělejte chybu, když si pomyslíte, že lidé odpustí překlepy v neformálních e-mailech nebo že budou chyby tolerovány, pokud píšete do telefonu. Mohou vás tvrdě posoudit chyby ve vašem e-mailu, zejména pokud jsou nekontrolovatelné. Nespoléhejte se na kontrolu pravopisu, který pro vás může často vybrat špatné slovo. Korigujte své e-maily stejně jako jakýkoli důležitý dokument. Zejména vždy zkontrolujte a znovu zkontrolujte, zda jste správně zadali jména lidí.
- Nepoužívejte emotikony nebo emotikony. E-mailové zprávy se stále více podobají textovým zprávám. Zprávy na pracovišti nyní někdy obsahují „palce nahoru“ emodži nebo smajlíky. Přestože se stávají běžnějšími, vyhněte se emodži a emotikonu ve formální korespondenci. Pokud váš e-mailový pozdrav obsahuje příjmení osoby, je to jisté znamení, že byste měli opustit emotikony a emotikony.
- Pamatujte, že e-mail trvá věčně.Přemýšlejte dvakrát, než odešlete e-mailem něco osobního nebo důvěrného, vypálit někoho e-mailem, zneškodnit někoho nebo odpovědět hněvem. Dokonce i smazané e-maily lze obnovit ze záloh dat. Tyto interakce by se daly lépe provádět osobně. Použijte pravidlo 24 hodin. Pokud si nejste jisti, zda byste měli poslat zprávu, počkejte do dalšího dne, než se rozhodne. Další dobré pravidlo: Nepište do e-mailu nic, co byste nechtěli veřejně sdílet, například v depozitáři nebo na sociálních médiích.
