Snadné kroky k vytvoření rozpočtu projektu

Obsah

• Použijte svůj seznam úkolů
• Odhadněte každou součást
• Společně přidejte odhady
• Přidat nepředvídané události a daně
• Získejte schválení

Zkušení projektoví manažeři a ti, kteří pracují ve velkých společnostech, budou mít software a účetní, kteří jim pomohou sestavit rozpočty projektů. Ale co když ne? Pokud zíráte na prázdnou tabulku nebo e-mail od sponzora projektu, který vás žádá o sestavení financí projektu, je tento článek určen právě vám.

Podíváme se na pět věcí, které musíte udělat, abyste vytvořili základní rozpočet projektu.

Použijte svůj seznam úkolů

Nejprve si vezměte seznam úkolů projektu. Můžete také mít strukturu rozpisu práce, a pokud ji máte, je nejlepší ji použít. Seznam úkolů však bude fungovat, pokud komplexně pokryje vše, co v projektu potřebujete.

Pokud seznam úkolů nemáte, je čas jej vytvořit. Před dokončením projektu si zapište vše, co musíte udělat, a věci, které musíte postavit, vyrobit nebo dokončit. Nemusí to být v žádném konkrétním pořadí, ale musí zahrnovat vše.

Nakonec v tomto kroku, brainstorming nápady s projektovým týmem, protože tam musí být něco, co jste zapomněli. Mnoho hlav je lepší než jedna!

Odhadněte každou součást

Nyní projděte svůj seznam a zjistěte cenu každé položky. Například úkol, který říká „nastavit schůzky za účelem projednání požadavků“, může zahrnovat získávání a pronájem, rezervování zasedacích místností nebo nákup zdrojů, které potřebujete, jako je projektor nebo pera s flipchartem. S tím jsou spojeny náklady, takže získejte nabídky za pronájem pokoje a další vybavení a poznamenejte si to.

Udělejte to pro všechno na seznamu úkolů, takže skončí s cenou za každou položku. K některým projektovým úkolům nemusí být připojena cena a to je v pořádku.

Společně přidejte odhady

Poté sčítejte všechny své odhady. Nejjednodušší je to udělat, pokud vytvoříte seznam položek v tabulce, přidáte náklady do následujícího sloupce a poté celkový sloupec na konci. Nechte tabulku udělat matematiku za vás! Stává se z vaší tabulky rozpočtu.

Je dobré seskupit své náklady také do kategorií, abyste mohli snadno zjistit, kam se většina peněz dostane. Použijte kategorie jako „Start-Up projektu“, „Infrastruktura“ nebo „Trénink“ - zvolte seskupení, která v kontextu projektu znamenají něco.

Přidat nepředvídané události a daně

Bylo by skvělé, kdybyste měli křišťálovou kouli a mohli byste tyto náklady předpovědět se 100% přesností, ale pravděpodobně se nebudete cítit sebevědomí ve svou schopnost to udělat! Zde přichází nepředvídatelná událost. Je to fond peněz založený na tom, jak si myslíte, že máte odhady v pořádku. Nevztahuje se na žádný konkrétní úkol. Je to celkově „nouzový pot“ v případě, že máte něco špatně nebo omylem něco necháte.

Pokud nevíte, kolik nepředvídaných událostí přidat, jděte na 10% z celkové částky, kterou jste vytvořili ve třetím kroku. Je to nevědecký odhad, který mnoho projektových manažerů používá, a v případě potřeby vám dá trochu zmírnění ve vašem rozpočtu.

V dolní části tabulky přidejte řádek s textem „Pohotovost“ a zadejte procento, které jste použili.

Nezapomeňte přidat daň z obratu nebo jiné daně, které již nejsou explicitně zahrnuty do odhadů jednotlivých řádkových položek.

Sečtěte to vše a je to vaše konečná částka rozpočtu.

Získejte schválení

Poslední věcí, kterou musíte udělat, je přimět svého manažera nebo sponzora projektu ke schválení vašeho rozpočtu. Promluvte si s nimi o tom, jak to sestavíte a jaké prvky tvoří váš celkový rozpočet.

A je to! Rozpočtování projektu je nezbytná dovednost v řízení projektů a tato příručka vám pomůže začít vytvářet rozpočet projektu.